Fra rodekasse til rød tråd i hele kontraktens levetid

Sådan fik Plum Safety styr på CLM-processen med .legal

Hvem er Plum Safety?

Plum Safety er en dansk virksomhed, der fremstiller og distribuerer medicinsk udstyr globalt. De er ca. 65-70 medarbejdere i alt, men det er primært et lille, dedikeret team i QA/RA- og juridisk afdeling, der håndterer virksomhedens kontrakter i hverdagen. 3-4 personer, der dagligt har hænderne dybt nede i aftaler, forhandlinger og kontraktforpligtelser.

For Ulrik Dueholm Beckmann, QC, CM og ESG Lead hos Plum Safety, er effekten tydelig:

"Tidsbesparelse. Vi er langt mere proceseffektive, og alene ved at lægge en kontrakt ind sparer jeg 15-30 minutter hver gang."

Med ca. 250 kontrakter i systemet og godt 100, der opdateres årligt, er det ikke en lille gevinst. Det er timer, der hver uge kan bruges på det, der faktisk kræver menneskelig vurdering, frem for manuelt tastearbejde.

I en reguleret branche, som tilfældet er med medicinsk udstyr, er kontrakterne ikke bare administrative dokumenter. De er en integreret del af virksomhedens kvalitets- og compliance-setup, og fejl eller forsinkelser kan have reelle konsekvenser. Præcis derfor er det afgørende, at systemet arbejder for teamet og ikke omvendt.

Livet før .legal: Et delt drev og god vilje

Før .legal levede Plum Safetys kontrakter på SharePoint. Lokalt gemt, manuelt fulgt op og uden et egentligt overblik over hele kontraktlivscyklussen.

Det betød, at alt fra forhandling og godkendelse til implementering, vedligeholdelse og evaluering krævede manuel opfølgning. Der var ingen rød tråd. Ingen automatisk påminding om en kontrakt, der snart udløber. Ingen samlet oversigt over, hvilke forpligtelser der knytter sig til hvilke aftaler. Bare et delt drev, et par regneark og en masse koordinering på tværs af indbakker.

Det er en arbejdsmåde, mange virksomheder kender alt for godt. Og det fungerer, indtil det ikke gør. For Plum Safety var det ikke et spørgsmål om, om de skulle finde en bedre løsning, men hvornår.

Hvorfor .legal?

Da Plum Safety begyndte at kigge efter et kontraktstyringsværktøj, vidste de præcis, hvad de ikke ønskede: et tungt, komplekst system med en lang implementeringstid og en stejl læringskurve. De ville have noget, der faktisk blev brugt i hverdagen.

Valget faldt på .legal af én primær årsag: brugervenlighed. Ikke en imponerende feature-liste eller en flashy demo, men et system, der er intuitivt, let at forstå og fleksibelt at arbejde i. Det kan lyde som en lille ting. Det er det ikke. Et system, ingen bruger, er ikke et system. Det er en investering, der samler støv.

Sådan bruger Plum Safety .legal i dag

Kontraktmodulet er omdrejningspunktet for hele arbejdsflowet. Når Plum Safety modtager en kontrakt til gennemlæsning, lægges den direkte ind i .legal, og der oprettes en opgave til juristen med reference til kontraktkladden. Derfra forhandles kontrakten på plads i systemet, og alle relevante versioner og kommentarer holdes samlet ét sted. Når kontrakten er færdigforhandlet og underskrevet, gemmes den endelige version i .legal, og der oprettes tasks til de rette stakeholders i overensstemmelse med kontraktens ordlyd.

Det er CLM, som det bør fungere. Fra modtagelse til underskrift til opfølgning, uden at noget falder mellem to stole.

Penneo-integrationen bruges til digital signering og er i gang med at blive rullet ud i hele organisationen. Foreløbig ingen friktion og ingen forbedringsønsker. Det bare virker.

Og så er der AI-funktionerne. De er klart yndlingsfunktionen hos Ulrik Dueholm Beckmann, QC, CM og ESG Lead hos Plum Safety:

"Det er super fedt, at programmet selv analyserer og datascraper kontrakterne. Jeg sparer en masse tid på tastearbejde."

Det er ikke en lille besparelse. Med ca. 250 kontrakter i systemet og godt 100, der opdateres årligt, sparer AI-scanneren 15-30 minutter per kontrakt ved oprettelse. Det løber hurtigt op til rigtig mange timer om året, som teamet i stedet kan bruge på det, der faktisk kræver menneskelig vurdering.

Implementeringen: En halv eftermiddag

Implementeringen af kontraktmodulet tog en halv eftermiddag. Højst.
For en virksomhed i en reguleret branche med komplekse kontraktflows er det et bemærkelsesværdigt tal. Det siger noget om, hvor gennemtænkt platformen er bygget, og at brugervenlighed ikke bare er et salgsargument, men noget, der faktisk mærkes, når man er ny bruger.

Mange virksomheder tøver med at skifte systemer netop på grund af frygten for en lang og besværlig overgang. Plum Safetys erfaring peger i en anden retning.

Fleksibilitet som konkurrencefordel

Plum Safety er midt i udrulningen. Lige nu bruger 7-9 personer kontraktmodulet, og det tal forventes at blive fordoblet, når implementeringen er fuldt afsluttet på tværs af organisationen.

Den største forskel i hverdagen er sporbarhed. Kontraktstyringen er langt mere proceseffektiv, og teamet har nu en reel oversigt over, hvad der sker, hvornår og med hvem. Det er ikke fordi, de har gjort tingene mere komplicerede. Det er fordi systemet giver den struktur, der altid manglede.

Plum Safety er desuden i gang med at rulle et CRM-system ud, og her er .legal gået aktivt ind i samarbejdet om at udvikle en API-integration med virksomhedens IT-afdeling. Det er præcis den slags åbenhed, der gør en forskel i praksis, og som Ulrik Dueholm Beckmann fremhæver som en af de positive overraskelser ved samarbejdet:

"Fra .legal oplever vi en utrolig stor grad af fleksibilitet og velvillighed i at tilpasse features efter vores lokale behov."

Det er ikke noget, alle softwareleverandører tilbyder. At møde den åbenhed, at ens behov faktisk tages seriøst og omsættes til konkrete løsninger, er en del af det, der gør et samarbejde til andet end en licensaftale.

Support, når det tæller

I en travl hverdag er det ikke kun funktionerne, der afgør, om et system er det rigtige. Det er også, hvad der sker, når noget ikke virker som forventet.

For Plum Safety er det heldigvis ikke noget, der sker særlig tit. Men når det gør, er svaret hurtigt:

"Det er sjældent, der er noget, der ikke virker, som jeg forventer. Men når det sker, er supporten super hurtig til at svare."

Det er en enkel beskrivelse, men den siger meget. God support handler ikke om at have svar på alt med det samme. Det handler om at tage henvendelsen seriøst og reagere hurtigt, så arbejdsdagen kan fortsætte.

Rådet til andre

Til virksomheder, der overvejer at tage det samme skridt, har Ulrik Dueholm Beckmann et kontant råd:

"Skynd jer at komme i gang, før jeres konkurrenter."

I en branche, hvor kontraktstyring, compliance og dokumentation er en del af det daglige arbejde, er det ikke et spørgsmål om at finde den perfekte løsning. Det er et spørgsmål om at komme i gang med den rigtige.