Hvem er Novicell?

Novicell er et internationalt konsulentbureau med hovedkontor i Danmark. De er specialiserede inden for webudvikling, digital strategi, e-handel og digital markedsføring. Med over 275 medarbejdere fordelt på kontorer i Danmark, Spanien og Storbritannien leverer Novicell omfattende digitale løsninger til kunder i hele Europa.

Som en større virksomhed, der både håndterer følsomme kundedata og leverer GDPR-rådgivning, stiller Novicell høje krav til databeskyttelse og IT-sikkerhed.

Hvordan arbejdede Novicell med compliance før .legal?

Novicell havde i flere år arbejdet aktivt med GDPR, databeskyttelse og IT-sikkerhed og havde udviklet omfattende politikker og kontroller for at leve op til deres høje standarder. Men de brugte en anden compliance-platform, som, selvom den var funktionel, efterlod dem med fundamentale organisatoriske udfordringer.

Platformen dækkede visse krav, men formåede ikke at give den klare overblik og systematiske tilgang, de havde brug for. Det handlede ikke bare om manglende funktioner. De manglede et værktøj, der kunne give bedre struktur og overblik, især i forhold til årlig planlægning, opfølgning og opgavestyring.

For et digitalt konsulentbureau, der håndterer kundedata og jævnligt får spørgsmål om GDPR, handlede det om mere end blot at opfylde lovkrav. Det handlede om at kunne arbejde trygt og effektivt på tværs af deres internationale aktiviteter.

Hvorfor valgte Novicell .legal?

Da Novicell begyndte at evaluere alternativer, vidste de præcis, hvad de ledte efter: en løsning, der kunne skabe orden i kompleksiteten omkring compliance-håndtering uden at gøre tingene unødvendigt komplicerede.

"Vi valgte .legal, fordi platformen er intuitiv, simpel og brugervenlig – langt mere end vores tidligere løsning," forklarer Julie Oxenvad, der er Legal Consultant hos Novicell.

Tre afgørende faktorer lå til grund for deres beslutning:

Intuitivt design: Opsætningen og strukturen er logisk og nem at navigere i, hvilket løser en af deres største frustrationer.

Klart overblik: Dashboards og årsplanlæggeren giver dem det systematiske overblik, de havde savnet.

Praktisk support: Skabeloner og vejledninger gør det nemmere at arbejde effektivt med GDPR og informationssikkerhedskrav.

Hvilke produkter bruger Novicell?

Novicell har implementeret tre centrale moduler fra .legals platform, som hver især håndterer specifikke aspekter af deres compliance-krav:

Databeskyttelse

Databeskyttelsesmodulet fungerer som fundamentet for Novicells GDPR-arbejde. Teamet bruger dette modul som en central del af deres GDPR-aktiviteter, hvor de kan oprette og vedligeholde fortegnelser over behandlingsaktiviteter, gennemføre risikovurderinger og dokumentere compliance på en struktureret måde. Modulets visuelle enkelhed og logiske opbygning gør det lettere at arbejde med ellers komplekse lovkrav.

Informationssikkerhed

Informationssikkerhed Som digitalt konsulentbureau, der håndterer følsomme kundedata, er informationssikkerhed grundlæggende for Novicells drift. De bruger dette modul til at dokumentere og vedligeholde deres sikkerhedsforanstaltninger og kontroller på tværs af deres internationale kontorer. Platformen hjælper med at sikre, at deres politikker, kontroller og aktiviteter er ajour og ordentligt forankret på tværs af teams i organisationen.

Leverandørstyring

Leverandørstyringsmodulet hjælper Novicell med at bevare overblikket over deres komplekse databehandlingslandskab. De bruger det til at holde styr på underdatabehandlere, systemer og kunder, herunder hvilke databehandleraftaler der er indgået. Det giver et hurtigt og effektivt overblik over hele deres databehandlerlandskab og skaber bedre gennemsigtighed omkring compliance og opfølgning.

Overgangen til .legal

For mange organisationer kan det virke uoverskueligt at skifte compliance-platform. Frygten for at miste data og forstyrre medarbejdernes hverdag får ofte virksomheder til at blive hængende i utilstrækkelige løsninger.

Novicell kendte godt til denne udfordring, men deres nye erfaring med .legal viste, at platformskift ikke behøver at være smertefuldt, når løsningen er designet med brugervenlighed i fokus. Grænsefladen var intuitiv, og de kunne uden problemer flytte data fra deres gamle system over til .legal. De fik god support og dokumentation gennem hele processen.

Det mest slående var, at Novicell var fuldt operationelle efter bare 1-2 måneder. "Det var i bund og grund bare at klikke lidt rundt, så var man i gang," fortæller Julie Oxenvad. For en international organisation med 275 medarbejdere siger denne korte tidsramme meget om, hvor intuitivt .legal er designet, og hvor god supporten er under implementeringen.

Samarbejde og effekt

.legal har forbedret den måde, Novicell håndterer compliance-samarbejde på tværs af deres internationale organisation. Med omkring 20 aktive brugere på platformen har Novicell skabt et fælles arbejdsrum, hvor alle kan se, hvilke kontroller og opgaver de er ansvarlige for, samt klare deadlines.

Resultatet er en compliance-kultur, hvor alle relevante teammedlemmer er aktive deltagere frem for passive modtagere af compliance-krav. Arbejdet med .legal er blevet gennemsigtigt og samarbejdsorienteret for hele teamet, med alt samlet ét sted og automatiske påmindelser, der sikrer, at intet bliver glemt.

Øget effektivitet: At have alt samlet ét sted med godt overblik har reduceret tiden brugt på compliance-aktiviteter. Teamet kan nu dokumentere løbende i stedet for at skulle skrabe information sammen, når der er brug for det.

Bedre organisering: Implementeringen har skabt bedre overblik over behandlingsaktiviteter, risikovurderinger og politikker. Årsplanlæggeren giver klar indsigt i hele årets compliance-arbejde.

Ro i sindet: At vide, at alt er samlet i ét system og kører, som det skal, giver stor tryghed, når der er behov for dokumentation og compliance-verifikation.

Det fortsatte samarbejde

Novicell har oplevet .legal som en lydhør partner, der løbende udvikler sig i takt med deres behov. Teamet sætter pris på, at .legal aktivt lytter til kundefeedback og implementerer forbedringer baseret på rigtige brugererfaringer.

"Vi er glade for skiftet til .legal – det har styrket vores compliance-arbejde, gjort processerne lettere at håndtere og mere gennemsigtige, samt forbedret samarbejdet på tværs af teams," bekræfter Julie Oxenvad, Legal Consultant hos Novicell. "Det er også en stor fordel, at .legal løbende lytter til vores behov og implementerer forbedringer baseret på feedback."