Hold fortegnelsen altid revisionsklar

Fortegnelsen er en rapport, der trækkes ud af jeres behandlingsaktiviteter, ikke et dokument, I bygger om, før tilsynet banker på. Retter I en behandlingsaktivitet, står det i fortegnelsen med det samme, og røde markeringer viser, hvad der stadig mangler.

Ubegrænset antal brugere • Gratis onboarding og support • Ingen binding

Se platformen

Illustration af en person, der arbejder på tre små aktivitetskort, hvorfra linjer løber op i et stort regnearkslignende tabelpanel, der udfylder sig selv

+400 virksomheder bruger .legal

Fortegnelsen i .legal, trukket for ét koncernselskab med selskabsvælgeren åben, læse-kun og sat op som et regneark med artikel 30-kolonnerne: formål, kategorier af personoplysninger, kategorier af datasubjekter, sletteperioder og sikkerhedsforanstaltninger

Altid revisionsklar Meridians fortegnelse er klar en tilfældig tirsdag, ikke efter fjorten dages oprydning

Sofie Bruhn er koncern-DPO i Meridian Nordic, tre juridiske enheder og omkring 1.200 leverandører tilsammen. Fortegnelsen var før rigtig den dag, den blev skrevet, og en lille smule mindre rigtig hver uge derefter, og hun fandt ud af hvor meget, hver gang en kunde sendte et tilsynsskema. Nu er fortegnelsen en rapport, der trækkes ud af behandlingsaktiviteterne selv. Hun retter behandlingsaktiviteten, fortegnelsen siger det med det samme, og de røde markeringer viser hende, hvor den er blevet tynd, før nogen andre spørger.

Fortegnelsen trækkes per juridisk enhed, med netop det selskabs oplysninger på eksporten.
En rettelse på en behandlingsaktivitet står i fortegnelsen med det samme, uden et gem-trin.
Røde markeringer peger på præcis de felter, der mangler, både per aktivitet og samlet.
Hver handling på en aktivitet ligger i en ændringslog, så tre personer trygt kan arbejde i den.

Klar når nogen spørger

Fortegnelsen er et levende billede af jeres behandlingsaktiviteter, så der er ikke noget at samle sammen den uge, revisor skriver.
Én fortegnelse per selskab

Fortegnelsen trækkes per juridisk enhed, fordi det er den enhed, loven spørger til, og selskabets egne oplysninger følger med eksporten.
Røde markeringer, ikke et bestået

Hver behandlingsaktivitet viser, hvor langt den er, og markerer præcis de felter, der mangler. Intet blokeres, og intet skjules.
Hver ændring dokumenteret

Hver enkelt handling på en behandlingsaktivitet skrives til en fuld ændringslog, så flere kollegaer kan arbejde i samme fortegnelse uden risiko.

Illustration af et fortegnelsespanel, hvis nederste rækker er falmet til tomme optrukne felter, med spøgelsessider bag det og en solid klods ved siden af en stiplet, tom kontur, hvor afløseren burde stå

Altid revisionsklar En fortegnelse er kun rigtig, indtil noget ændrer sig

Dokumentation bliver forældet i stilhed. Behandlingsaktiviteten var beskrevet korrekt, og så skiftede lønsystemet leverandør, uden at nogen tænkte på at sige det til DPO'en.

Fakta ligger hos systemejere og forretningen, så hver opdatering starter som en jagt.
Ingenting i et regneark siger til, hvornår det holdt op med at være korrekt.
At bygge fortegnelsen om før et tilsyn er det samme arbejde to gange, gjort dårligt under tidspres.

En behandlingsaktivitet åben i sit trinforløb i .legal, på trinnet med kategorier af personoplysninger, hvor hver kategori markeres på et kort — aktiviteten er den, I redigerer, ikke fortegnelsen

Altid revisionsklar Fortegnelsen er en rapport, ikke et dokument I vedligeholder

Det er den detalje, folk skal se én gang, før den falder på plads. Fortegnelsen i .legal er en læse-kun visning, sat op som et regneark og trukket ud af jeres behandlingsaktiviteter.

I redigerer behandlingsaktiviteten. Der er ikke noget at redigere i fortegnelsen, så den kan ikke løbe fra kilden.
Der er ingen gem-knap, så ændringen får virkning med det samme, alle de steder den bruges.
Den trækkes per juridisk enhed, fordi det er den enhed, forordningen spørger til, og selskabets oplysninger følger med eksporten.

Illustration af to fortegnelsespaneler side om side, hvor det høje bærer ekstra rækker fremhævet i en klamme, forbundet af en tynd bue, med et filterchip foran

Altid revisionsklar To fortegnelser, og den anden svarer på opfølgningsspørgsmålet

Artikel 30 sætter et minimum, og en rigtig revisionssamtale stopper sjældent der. Derfor trækkes samme visning på to måder.

Den ene indeholder artikel 30-kravene én til én, til når nogen beder om den lovpligtige fortegnelse.
Den anden tilføjer yderligere relevante oplysninger, fx hjemmelsgrundlaget og de systemer, der er i brug.
Begge kan filtreres og trækkes for en del af organisationen, fx én afdeling frem for hele selskabet.

Overførselstrinnet i en behandlingsaktivitet i .legal, hvor trinnets overskrift og tælleren for videregivelser er markeret med rødt, fordi den del af fortegnelsen endnu ikke er udfyldt

Altid revisionsklar Røde markeringer frem for et grønt lys

Platformen fortæller jer ikke, at I er compliant. Den fortæller, hvor meget af fortegnelsen der er udfyldt, og hvor hullerne er.

Hver behandlingsaktivitet har en fremdriftslinje mod kravene til fortegnelsen, med røde markeringer på de felter, der mangler.
Dashboardet viser det samme tal for hele organisationen. Et demomiljø stod på 84% dokumenteret, hvilket er en illustration af, hvad platformen viser, ikke et benchmark.
Intet blokeres, mens en aktivitet er ufuldstændig. Det er ikke realistisk at være fuldt dokumenteret hele tiden, og vi viser hellere status end at lade som om.

Illustration af et fortegnelsespanel, en server med et dokument på og en selskabsbygning forbundet i en trekant, med et bekræftelseskort med en kontakt og et flueben i midten

Altid revisionsklar Ret det én gang, og fortegnelsen følger med

Behandlingsaktivitet, system og leverandør er kortlagt op mod hinanden, så den samme oplysning ikke skal vedligeholdes tre steder.

En databehandleraftale uploades én gang på systemet og er derefter med i alle de aktiviteter, systemet er tilknyttet.
Tilføj en underdatabehandler på en leverandør, og platformen tilbyder at lægge den ud alle de steder, leverandøren bruges, og udfylder det, når I accepterer. En dialog, aldrig en tavs opdatering.
En koncernintern deling registreres én gang og står på begge fortegnelser, den dataansvarliges artikel 30, stk. 1 og det behandlende selskabs artikel 30, stk. 2.

En tilbagevendende opgave i .legal om at validere fortegnelsen, med delopgave-checklisten på nul procent, et sted at vedhæfte dokumentation og en kommentar- og historiklog nedenunder

Altid revisionsklar Det, der holder den opdateret, når ingen kigger

Nogen skal stadig lægge mærke til, at et system er skiftet. Det platformen gør, er at sikre, at det bliver planlagt, får en ejer og bliver logget.

De tilbagevendende gennemgange ligger i årshjulet som opgaver med navngivne ansvarlige, deadlines og notifikationer.
Når .legal centralt ugyldiggør et hjemmelsgrundlag, bliver de berørte steder røde, færdiggørelsesprocenten falder, og I får listen. Vi ændrer ikke jeres dokumentation på jeres vegne.
Hver enkelt handling på en behandlingsaktivitet skrives til en fuld ændringslog, og det er den, der gør flere kollegaer i samme fortegnelse trygt frem for risikabelt.

Fortegnelsen som rapportvisning

En læse-kun visning i regnearksstil, trukket ud af jeres behandlingsaktiviteter. I retter behandlingsaktiviteten, aldrig fortegnelsen, så fortegnelsen og kilden aldrig kan være uenige.

Artikel 30 én til én, eller mere udførlig

Den ene fortegnelse indeholder artikel 30-kravene én til én. Den anden tilføjer yderligere relevante oplysninger, fx hjemmelsgrundlaget og de systemer, der er i brug, til de spørgsmål der kommer efter lovens minimum.

Fremdriftslinje med røde markeringer

Hver behandlingsaktivitet beregner, hvor langt den er fra at opfylde kravene til fortegnelsen, og markerer de felter, der mangler, så I jagter hullerne i stedet for at læse alt igennem igen.

Fuld ændringslog

Hver enkelt handling på en behandlingsaktivitet registreres. Når nogen spørger, hvem der ændrede sletteperioden og hvornår, ligger svaret i platformen og ikke i en mailtråd.

Excel-eksport, per selskab eller per afdeling

Eksportér fortegnelsen som Excel med det valgte selskabs oplysninger på, eller filtrér den ned til en del af organisationen først, fx én afdeling.

Årshjulsopgaver og notifikationer

Det tilbagevendende gennemgangsarbejde bliver planlagte opgaver med navngivne ansvarlige, og når .legal centralt ugyldiggør et hjemmelsgrundlag, får I en notifikation med listen over alle berørte steder.

Altid revisionsklar Regelsæt siden dækker

Én fortegnelse, holdt til det krav, den findes for.

GDPR

Artikel 30 er den forpligtelse, siden handler om: en fortegnelse for hver juridisk enhed, både som dataansvarlig og som databehandler, holdt opdateret frem for genopbygget.

Læs om GDPR

GDPR / Databeskyttelse

Dokumentér GDPR, hold artikel 30-fortegnelsen opdateret og vær revisionsklar, med de behandlingsaktiviteter, aktiver, leverandører og det årshjul, der ligger rundt om fortegnelsen.

Udforsk GDPR

Vores kunder

+400

virksomheder

+10.000

brugere

+79.000

kontrakter

+14.000

behandlingsaktiviteter

Bech-Bruun

Mikkel Friis Rossa (Partner)

.legal’s team har konsekvent udvist et engagement i innovation, samtidig med at de har været imødekommende over for vores fælles klienters behov.

Fenerum

Rasmus Boutrup (Financial Controller)

Se case

Med .legal har vi fået en mere simpel og overskuelig løsning, der passer bedre til vores behov

Lægeforeningen

Michael Berner (Advokat)

.legal har været det helt rigtige valg for os. .legal er både professionelle og imødekommende med dygtige medarbejdere.

Molecule Consultancy

Nanna Rodian Christensen ( HR & Operational Manager)

Se case

Det gør for det første, at hele arbejdet ikke ligger et sted (hos mig), og for det andet, at forståelsen for GDPR bliver implementeret ud i organisationen.

Plum Safety

Ulrik Dueholm Beckmann (QC, CM og ESG Lead)

Se case

"Fra .legal oplever vi en utrolig stor grad af fleksibilitet og velvillighed i at tilpasse features efter vores lokale behov."

Bech-Bruun

Mikkel Friis Rossa (Partner)

.legal’s team har konsekvent udvist et engagement i innovation, samtidig med at de har været imødekommende over for vores fælles klienters behov.

Fenerum

Rasmus Boutrup (Financial Controller)

Se case

Med .legal har vi fået en mere simpel og overskuelig løsning, der passer bedre til vores behov

Lægeforeningen

Michael Berner (Advokat)

.legal har været det helt rigtige valg for os. .legal er både professionelle og imødekommende med dygtige medarbejdere.

Molecule Consultancy

Nanna Rodian Christensen ( HR & Operational Manager)

Se case

Det gør for det første, at hele arbejdet ikke ligger et sted (hos mig), og for det andet, at forståelsen for GDPR bliver implementeret ud i organisationen.

Plum Safety

Ulrik Dueholm Beckmann (QC, CM og ESG Lead)

Se case

"Fra .legal oplever vi en utrolig stor grad af fleksibilitet og velvillighed i at tilpasse features efter vores lokale behov."

Novicell

Julie Oxenvad (Legal Consultant)

Se case

Vi er glade for skiftet til .legal – det har styrket vores compliance-arbejde, gjort processerne lettere at håndtere og mere gennemsigtige, samt forbedret samarbejdet på tværs af teams,

Axel Kaufmann ApS

Julie Lundkvist Andreasen (Jurist og kundeservicechef)

Se case

.legal opdaterer løbende platformen for at sikre, at deres kunder altid kan være compliant. I vores øjne ville ethvert andet valg være et skridt tilbage.

DMJX

Kaspar Rocholz (GDPR-koordinator)

Se case

.legal har virkelig forstået, hvad det vil sige at skabe en brugervenlig og effektiv løsning. Privacy er et attraktivt produkt i forhold til pris og funktionalitet.

Min By Media

Tinna Schultz (HR-chef)

Se case

Det fungerer bare! Det er så nemt og brugervenligt, og oversigten over behandlingsaktiviteter, er genial.

NRGi

Mette Mühlendorph (Compliace Specialist)

Se case

Implementeringen af .legal har gjort en forskel i den måde, vi håndterer compliance på. Systemet har skabt struktur og overblik, som har haft konkrete fordele.

Novicell

Julie Oxenvad (Legal Consultant)

Se case

Vi er glade for skiftet til .legal – det har styrket vores compliance-arbejde, gjort processerne lettere at håndtere og mere gennemsigtige, samt forbedret samarbejdet på tværs af teams,

Axel Kaufmann ApS

Julie Lundkvist Andreasen (Jurist og kundeservicechef)

Se case

.legal opdaterer løbende platformen for at sikre, at deres kunder altid kan være compliant. I vores øjne ville ethvert andet valg være et skridt tilbage.

DMJX

Kaspar Rocholz (GDPR-koordinator)

Se case

.legal har virkelig forstået, hvad det vil sige at skabe en brugervenlig og effektiv løsning. Privacy er et attraktivt produkt i forhold til pris og funktionalitet.

Min By Media

Tinna Schultz (HR-chef)

Se case

Det fungerer bare! Det er så nemt og brugervenligt, og oversigten over behandlingsaktiviteter, er genial.

NRGi

Mette Mühlendorph (Compliace Specialist)

Se case

Implementeringen af .legal har gjort en forskel i den måde, vi håndterer compliance på. Systemet har skabt struktur og overblik, som har haft konkrete fordele.

Ofte stillede spørgsmål om fortegnelsen

Hvad er fortegnelsen i .legal helt præcist?

En rapportvisning, sat op som et regneark og læse-kun. Den trækkes ud af jeres behandlingsaktiviteter og altid for én juridisk enhed ad gangen, fordi det er den enhed, forordningen spørger til. Al redigering sker på selve behandlingsaktiviteten, og der er ingen gem-knap, så en rettelse står i fortegnelsen, så snart I laver den.

Hvilken af de to fortegnelser får vi?

Der findes to. Den ene indeholder artikel 30-kravene én til én, og det er den, I sender, når nogen beder om den lovpligtige fortegnelse. Den anden tilføjer yderligere relevante oplysninger, fx hjemmelsgrundlaget og de systemer, der er i brug, og det er typisk det, en kunde eller en revisor spørger om bagefter.

Hvordan ved vi, hvad der stadig mangler?

Hver behandlingsaktivitet har en fremdriftslinje mod kravene til fortegnelsen, med røde markeringer på præcis de felter, der ikke er udfyldt, og dashboardet viser det samme tal for hele organisationen. I et demomiljø stod det på 84% dokumenteret, hvilket er en illustration af, hvad platformen viser, og ikke et benchmark. Intet blokeres, mens noget er ufuldstændigt, for det er ikke realistisk at være 100% dokumenteret hele tiden, og vi viser hellere status end at lade som om.

Kan vi sende fortegnelsen til en revisor, en kunde eller tilsynet?

Ja. Fortegnelsen eksporteres som Excel, og oplysningerne på det selskab, I har valgt, følger med filen. I kan også filtrere først og trække den for en del af organisationen, fx én afdeling. Reglen bag er, at alt, I kan blive bedt om at vise en tredjepart, kan eksporteres i det format, der passer til det, og fortegnelsen er en liste, så den kommer ud som Excel.

Hvem Datatilsynet er

Kan vi se, hvem der har ændret hvad og hvornår?

Ja. Hver enkelt handling på en behandlingsaktivitet skrives til en fuld ændringslog. Det er derfor, flere kollegaer trygt kan arbejde i samme fortegnelse, og det er svaret, når en revisor spørger, hvordan et felt er endt med at sige, hvad det siger.

Hvad sker der, når et hjemmelsgrundlag ikke længere er gyldigt?

Grundlagene efter artikel 6 og 9 er stamdata, som .legal vedligeholder centralt, så når et bliver ugyldigt, gør vi det én gang for alle kunder. Hvert sted, det var brugt, markeres rødt, den berørte behandlingsaktivitets færdiggørelsesprocent falder, og I får en notifikation med listen over berørte steder. Vi går ikke ind og ændrer jeres dokumentation på jeres vegne, og det er et bevidst valg.

Hvad sker der, når en af vores databehandlere tilføjer en underdatabehandler?

I registrerer underdatabehandleren på leverandøren, og platformen tilbyder at lægge den ud alle de steder, leverandøren allerede bruges, og udfylder dem, når I accepterer. Det er en dialog, I godkender, aldrig en tavs opdatering, og det er typisk sådan, I helst vil have det.

Lav due diligence og tilsyn med jeres databehandlere

Vi er en koncern med flere selskaber. Er det én fortegnelse eller flere?

Flere, én per juridisk enhed, og rapporteringen ovenpå kan være konsolideret for hele koncernen eller filtreret til ét selskab. En koncernintern deling registreres én gang og står på begge sider, på den dataansvarliges artikel 30, stk. 1-fortegnelse og på det behandlende selskabs artikel 30, stk. 2-fortegnelse.

Holder fortegnelsen sig selv opdateret?

Nej, og det siger vi hellere ligeud. Nogen skal stadig lægge mærke til, at et system er skiftet. Det platformen gør, er at sikre, at arbejdet er planlagt, har en ejer og er synligt: de tilbagevendende gennemgange ligger i årshjulet som opgaver med navngivne ansvarlige, ændringer lander i fortegnelsen uden et gem-trin, og de røde markeringer viser, hvor fortegnelsen stille og roligt er blevet tynd.

Kan vi lave en DPIA i platformen?

Ja, og vi presser ikke vores egen skabelon ned over jer. En DPIA skal passe til det konkrete tilfælde, så hvis I allerede har et dokument, der fungerer, så brug det. Det er vores egen anbefaling, ikke en begrænsning vi undskylder for.

Hvad en konsekvensanalyse omfatter