Compliance › Software

En guide til at købe compliance software

Du køber ikke kun ind på pris og features.. Når du først har bundet dig til en bestemt udbyder af compliance-software, kan det være svært at skifte senere. Sørg for at lave grundig research, inden du køber.

Tjekliste til køb af compliance software - 16 faktorer for valg af GDPR og NIS2 platform

Har du lavet research på virksomheden bag den GDPR software du køber? Er du villig til at investere tid, penge og kræfter i at opnå GDPR-compliance ved at bruge deres software?

Når du har sammenlignet forskellige softwareudbydere og fundet en, der passer til dine behov, bør du foretage din egen due diligence af virksomheden.

Overvejer du en platform, der dækker flere regelsæt? Læs vores guide til GRC-software.

Er udbyderen pålidelig? Har de tilfredse kunder, og hvad er erfaringerne fra dem, der er mindre tilfredse?

Tag dig tiden til at undersøge dette grundigt, da dette kan spare dig meget besvær på mellemlange bane. Udforsk udbyderens deres hjemmeside, gennemgå deres LinkedIn-profil, deltag i deres webinarer for at stille spørgsmål, og undersøg, hvor længe de har været i branchen for at vurdere deres troværdighed.

I denne artikel ser vi nærmere på 16 aspekter du kan kigge efter, når du udfører din due diligence på en softwareudbyder.

Læs først om du har brug for GDPR software

Du kan også overveje om du skal købe en færdig standardløsning eller bygge din egen. Læs vores analyse af om du skal bygge eller købe compliance software.

Start med at forstå hvad GDPR compliance software er, før du vælger løsning.

Kort svar: sådan vælger I compliance-software

Start med at skrive ned, hvilke regelsæt I skal dække nu, og hvilke I kan komme til at skulle dække inden for to år. Vælg derefter en platform, der kan tage dem alle i ét system, frem for ét værktøj pr. regelsæt. Det er den beslutning, der koster mest at lave om senere.

De funktioner, et compliance-værktøj som minimum skal have, er:

Fortegnelse og datakortlægning — fundamentet for GDPR artikel 30 og for stort set al anden dokumentation.
Risikovurdering med en fast metode, så vurderinger kan sammenlignes over tid og genbruges på tværs af regelsæt.
Framework-mapping, så én løst opgave giver fremdrift i alle de regelsæt, der stiller samme krav.
Politikstyring med versionering, godkendelse og sign-off fra medarbejderne.
Leverandørstyring med risikoklassificering og vurderinger, som NIS2 kræver for forsyningskæden.
Opgavestyring og årshjul, så tilbagevendende opgaver har en ansvarlig og en frist.
Hændelseshåndtering med de frister, NIS2 stiller: 24 timer, 72 timer og én måned.
Rapportering, der kan eksporteres og læses af en ledelse, der aldrig logger ind.

Og de tre spørgsmål, der reelt afgør valget, når funktionslisterne ligner hinanden: Bliver platformen brugt af andre end jer selv, eller ender alt arbejdet hos én person? Kan I få jeres data ud igen, hvis I skifter leverandør? Og står prisen fremme, eller skal I igennem et salgsforløb for at få den at vide? De 16 faktorer herunder folder det ud.

Opbevaring af data

Hvor dine data opbevares, bør være en overvejelse du gør, for at overholde GDPR.

Overholdelse bliver mere kompleks, når data behandles uden for EU, så du skal beslutte, om du foretrækker, at din leverandør opbevarer persondata inden for EU, eller om du er tryg ved, at data opbevares andre steder.

Hvis du vælger en leverandør, der behandler persondata uden for EU, skal du sikre dig, at du overholder kapitel 5 i GDPR, som omhandler internationale dataoverførsler.

Kvalitetssikring

Når du vælger compliance-software, vil din organisations compliance i høj grad afhænge af leverandørens tilgang til at sikre, at softwaren lever op til de lovmæssige standarder. Det er vigtigt at overveje, hvordan udbyderen har udviklet sin løsning. Har de brugt eksterne juridiske eksperter til kvalitetssikring, eller er de udelukkende afhængige af intern ekspertise? Hvordan sikrer de, at softwaren forbliver opdateret med lovændringer?

Selv om det kan virke besværligt, vil din compliance være knyttet til den software, du vælger, så disse spørgsmål er vigtige at tage stilling til, før du træffer en beslutning.

Læs mere om hvordan .legal sikrer compliance med ISAE certificeringer.

Compliance Audit

Din nye softwareleverandør bør prioritere overholdelse og transparens, hvilket er helt i GDPR's ånd.

Se efter en virksomhed, der offentliggør sine databehandleraftaler, resultater af tredjepartsrevisioner og alle forsikringer, der viser dens engagement i dataforvaltning og compliance. Dette kan omfatte kopier af virksomhedens IT-sikkerhedspolitik eller andre dokumenter, der beskriver virksomhedens tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Ideelt set bør disse compliance-dokumenter være let tilgængelige via deres hjemmeside, da dette niveau af gennemsigtighed er et centralt behov for alle potentielle kunder.

Forstå forskellen mellem informationssikkerhed og cybersikkerhed i din compliance-strategi.

Dine behov

Overvej, hvordan din organisation i øjeblikket håndterer compliance, og sammenlign det med de funktioner, som compliance-softwaren tilbyder. Sørg for, at softwaren passer til din organisations specifikke behov og giver klare fordele.

Denne vurdering vil også hjælpe med at afklare business casen for implementering af compliance-software.

Læs mere om features i GDPR compliance software.

Produkt roadmap

Produktets roadmap giver værdifuld indsigt i leverandørens langsigtede engagement i softwaren og dens fremtidige retning. Ved at gennemgå roadmappet kan du få overblik over kommende opdateringer og forbedringer og sikre, at softwaren fortsat opfylder dine behov.

Det giver også et indblik i leverandørens tidligere aktivitetsniveau og produktfokus, hvilket giver dig en idé om deres engagement i løbende forbedringer.

Onboarding

Er det nemt at komme i gang med den nye udbyder? Onboarding-processen kan variere afhængigt af, om du starter helt fra bunden eller allerede har compliance-dokumentation hos en anden udbyder.

Hvis du er i tvivl, så tøv ikke med at kontakte den nye leverandør for at få en vurdering.

Hvis du i øjeblikket håndterer din GDPR-overholdelse via en anden software eller endda et Excel-ark, kan du kontakte din nuværende leverandør for at få hjælp til at eksportere dine eksisterende data til genbrug.

Tidshorisont

I forbindelse med onboarding-processen er det vigtigt at fastlægge tidshorisonten fra din første due diligence af softwareleverandøren til det punkt, hvor softwaren er fuldt integreret og kompatibel i din organisation. Det indebærer at fastlægge, hvor lang tid det vil tage at evaluere, implementere og begynde at bruge softwaren i praksis.

Når du overvejer tidshorisonten, skal du spørge dig selv: Hvornår skal systemet være fuldt operationelt i organisationen? Hvilke skridt er nødvendige for at nå det punkt? Evaluer også, om den valgte software stemmer overens med dine mål, og om den vil gøre dig i stand til at opnå de ønskede resultater inden for den forventede tidsramme.

Læs om, hvordan en migrering kan foregå, hvis du allerede bruger GDPR software eller f.eks. Excel til din nuværende GDPR-compliance.

Eller hør mere om det i videoen her:

Support

Et godt supporttilbud kan hjælpe dig med at overvinde forhindringer, løse problemer hurtigt, give vejledning og guide dig i den rigtige retning. Det styrker ikke kun dine ressourcer, men kan også reducere afhængigheden af dyre eksterne konsulenter.

Sammen med god support kan god software forbedre din compliance-proces betydeligt. Det kan spare tid og penge, forenkle driften og afhjælpe mange bekymringer.

Integrationer

Hvis din compliance-platform skal integreres med din nuværende IT-portefølje, er det vigtigt at sikre, at softwaren fungerer problemfrit med dine andre systemer.

Overvej også hvordan vendor management software kan hjælpe dig med at styre dine leverandører centralt.

For eksempel skal platformen kunne henvise til eller deep-linke filer, der er gemt i din eksisterende fildeling, hvilket reducerer behovet for at administrere de samme dokumenter på tværs af flere platforme.

Det er også en fordel, hvis platformen tilbyder API-integration, så du kan forbinde dine eksisterende systemer direkte med compliance-softwaren. På den måde kan du fortsætte med at bruge den software, der allerede fungerer godt i din organisation, uden at udskifte den.

Få en prøve af softwaren

Du bør teste din nye GDPR-compliance-software, før du fuldt ud forpligter dig til at bruge den som grundlag for din organisations compliance-strategi.

En prøveperiode kan afdække, om softwaren virkelig passer til din virksomheds behov.

Kontakt leverandørerne for at arrangere en prøveperiode, eller benyt dig af en gratis prøveperiode, hvis den er tilgængelig.

Sørg for, at den gratis prøveversion repræsenterer den version, du planlægger at købe, da prøveversionen måske mangler vigtige virksomhedsfunktioner.

Eksport data

Du bør også sikre dig, at du nemt kan eksportere dine data i et brugbart format, før du forpligter dig fuldt ud. Denne mulighed er afgørende, hvis du nogensinde får brug for at skifte leverandør.

Hvis du beslutter dig for at skifte løsning på et senere tidspunkt, kan du spare meget tid og mange penge ved at kunne eksportere dine data problemfrit. Jo lettere overgangen er, jo bedre er det for din virksomhed.

Desuden viser en leverandør, der tilbyder enkle eksportmuligheder for data, at den er troværdig, da den ikke med vilje gør det svært for kunderne at forlade den.

Business Case

En stærk business case bør også veje tungt, når du vurderer GDPR-compliance-software til din organisation.

Selv om denne software har en pris, giver den også flere fordele. Men hvad er disse fordele, og opvejer de udgifterne?

Hjælper softwaren dig med at opnå et højere niveau af GDPR-compliance?
Gør den det lettere at opretholde compliance, især når reglerne ændres?
Sparer du tid ved at strømline dine processer?
Kan både uddannede og uuddannede kolleger bruge softwaren, hvilket gør din compliance-indsats stabil på trods af organisatoriske ændringer?

Selv om nogle fordele kan være svære at kvantificere, er det afgørende at forstå den samlede cost-benefit, før man beslutter sig.

Price

Software til overholdelse af GDPR kommer ofte med forskellige prismodeller.

Nogle virksomheder opkræver betaling baseret på antallet af brugere, der skal have adgang til softwaren, mens andre opkræver betaling i henhold til den leverede funktionalitet, blandt andre faktorer.

Det vigtige er, at du kender prismodellen, så du kan vurdere dine omkostninger ved at bruge softwaren i dag og i fremtiden, hvis dine behov ændrer sig.

Ekstern adgang

Hvis du arbejder med en ekstern konsulent, som måske har brug for adgang til din compliance-dokumentation, skal du sikre dig, at softwaren understøtter denne funktion. Hvis du giver eksterne konsulenter adgang, kan de gennemgå din opsætning og komme med forslag til forbedring af compliance-relaterede opgaver. Det øger nøjagtigheden og effektiviteten af dine compliance-processer og giver et stærkere og mere produktivt samarbejde med eksterne partnere.

Dokumentation

Evaluer softwaredokumentationen grundigt for at sikre, at den ikke skaber forhindringer, når du bruger deres software.

Det kan virke som en lille ting at tjekke dokumentationen, men det er let at overse dens betydning. God dokumentation kan hurtigt hjælpe dig med at løse problemer, du tilfældigt støder på, spare tid og støtte din indsats for at overholde reglerne.

Referencer

Hvad har kunderne sagt om softwareudbyderen?

Gennemgå leverandørens referencer for at finde ud af, hvilke virksomheder der i øjeblikket bruger deres løsning. Er det kendte, velrenommerede virksomheder, som typisk holder deres leverandører op på høje standarder? Deres engagement kan være en stærk indikator for leverandørens pålidelighed.

Se efter feedback fra både tilfredse og utilfredse brugere for at få et afbalanceret perspektiv. Vær opmærksom på eventuelle positive og negative tilbagevendende temaer i feedbacken, da disse kan give værdifuld indsigt i softwarens styrker og potentielle ulemper.

Det vil hjælpe dig med at træffe en mere informeret beslutning.

Konklusion

Det er en værdifuld beslutning på lang sigt at vælge en pålidelig udbyder af GDPR-software, der passer til dine nuværende og fremtidige behov.

Det rigtige valg vil strømline compliance, beskytte din organisation og tilpasse sig i takt med, at reglerne udvikler sig.

På den anden side kan det at vælge den forkerte leverandør føre til dyre hovedpiner senere hen, især hvis du er nødt til at skifte, efter at du har investeret tid og ressourcer. Tag dig tid til at træffe en velinformeret beslutning på forhånd - det er en investering, der vil betale sig i det lange løb.

Vi har gjort al den information, du har brug for til din due diligence af os, tilgængelig her.

Ofte stillede spørgsmål om køb af compliance software

Hvilke faktorer bør man overveje ved køb af compliance-software?

De vigtigste faktorer er organisationens konkrete regulatoriske krav, hvor let platformen er at implementere og bruge, integrationsmuligheder, skalerbarhed, leverandørens omdømme og soliditet, kundesupport, de samlede ejeromkostninger og softwarens evne til at følge med, når reglerne ændrer sig.

Hvad koster compliance-software typisk?

Priserne varierer bredt efter organisationens størrelse, de nødvendige funktioner og leveringsmodellen. Mindre virksomheder kan finde løsninger fra nogle få hundrede euro om måneden, mens enterprise-løsninger kan koste betydeligt mere. Hos .legal er selve platformen gratis, og hvert modul koster 1.500 kr. om måneden (200 EUR) uden binding.

Bør man vælge cloudbaseret eller on-premise compliance-software?

Cloudbaserede løsninger giver hurtigere implementering, automatiske opdateringer, lavere startomkostninger og bedre tilgængelighed. For de fleste organisationer giver cloud den bedste balance mellem funktionalitet, sikkerhed og omkostninger. Vær opmærksom på, hvor data hostes, og bed om dokumentation for EU-hosting.

Hvor lang tid tager det at implementere compliance-software?

Implementeringstiden går fra få uger til flere måneder afhængigt af datamigrering, integrationer, tilpasningsbehov og hvor klar organisationen er. Moderne platforme kan typisk tages i brug hurtigt, men selve arbejdet med at få dokumentationen på plads fylder som regel mere end den tekniske opsætning.

Hvilke spørgsmål bør man stille compliance-softwareleverandører?

Spørg om hvilke regelsæt platformen dækker, hvor ofte den opdateres når reglerne ændrer sig, integrationsmuligheder, sikkerhedscertificeringer og erklæringer (ISAE 3402 og ISAE 3000), implementeringssupport, træningsmateriale, gennemsigtighed i prissætningen, og referencer fra organisationer der ligner jeres.

Hvordan beregner man ROI på compliance-software?

Sammenlign omkostningen ved softwaren med den tid, I sparer på manuelle opgaver, det reducerede behov for eksterne konsulenter, den lavere risiko for bøder og værdien af at undgå omdømmetab. Husk også den tid, der ellers går med at dokumentere det samme krav flere gange i forskellige regelsæt.

Hvilken rolle spiller integrationer, når man vælger compliance-software?

Integrationer er afgørende, fordi compliance-software skal hænge sammen med de systemer, I allerede bruger, hvis overblikket skal være retvisende. Se efter færdige integrationer til fx CVR, signeringsløsninger og single sign-on, og efter en åben API, så I selv kan trække data ud.

Bør compliance-software understøtte flere regelsæt?

Ja. Selv hvis I kun skal bruge GDPR i dag, kommer NIS2, ISO 27001, DORA eller AI-forordningen ofte til senere. En platform, der mapper den samme kontrol til flere regelsæt, betyder at ét stykke dokumentation tæller med alle de steder, det er relevant, i stedet for at skulle skrives på ny hver gang.

Hvor vigtig er brugeroplevelsen i compliance-software?

Den er afgørende for, om platformen rent faktisk bliver brugt. Kompleks og uintuitiv software ender med, at alt arbejdet ligger hos én person, og så er overblikket kun på papiret. Se efter rene grænseflader, guidede arbejdsgange og så små krav til oplæring som muligt, så opgaver kan uddelegeres ud i organisationen.

Hvilken support og træning bør leverandøren tilbyde?

Leverandøren bør tilbyde grundig onboarding, løbende træning, detaljeret dokumentation og en kundesupport, der svarer inden for rimelig tid. Spørg, om onboarding og support er inkluderet i prisen, eller om det faktureres særskilt — det er en af de hyppigste skjulte omkostninger.

Har du fortsat spørgsmål?

Spørg Johannes direkte, han giver de fleste af vores demoer personligt

Book ham her

.legal compliance platform

Din søgen efter compliance software slutter her

Dotlegals complianceplatform opfylder alle krav på din evalueringsliste. Specialbygget til organisationer, der tager databeskyttelse alvorligt, med hurtig implementering og dedikeret support.