Kontraktstyring

Kontraktstyring er arbejdet med at holde styr på virksomhedens aftaler, fra de indgås til de udløber eller fornys. Artiklerne herunder gennemgår håndtering af kontrakter i praksis: hvad der skal registreres, hvem der har ansvaret, og hvordan I holder øje med fristerne.

Skal arbejdet understøttes af et værktøj, kan I læse om vores software til kontraktstyring.

Kontraktstyring ›

Hvad er Contract Compliance? En praktisk guide

Contract compliance handler om at sikre, at alle parter i en aftale lever op til det, der er aftalt - fra SLA-deadlines til GDPR-krav om databehandleraftaler. Læs om definition, risici, ansvar og best practices.

Læs mere

Kontraktstyring ›

Hvad er kontraktstyring? En komplet guide

Kontraktstyring handler om mere end arkivering. Lær hvad CLM er, hvad det koster at gøre det forkert, og hvad et godt system skal kunne.

Læs mere

Kontraktstyring › Leverandører

Leverandørkontrakter: Hvad de skal indeholde, og hvordan du styrer dem

De fleste virksomheder har leverandørkontrakter. Færre har styr på, hvad de faktisk indeholder. Få den komplette tjekliste og forstå kravene fra GDPR, NIS2 og ISO 27001.

Læs mere

Kontraktstyring ›

Sådan implementerer du kontraktstyring: En trin-for-trin guide

Hvor er dine kontrakter? Hvornår udløber de? Lever I op til det, I har aftalt? Få et praktisk 8-trins framework til at implementere kontraktstyring i din organisation.

Læs mere

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring er den løbende styring af virksomhedens aftaler, fra udkast og underskrift til opfølgning, fornyelse eller opsigelse. Det handler mindre om at arkivere kontrakter og mere om at vide, hvad de forpligter jer til, hvem der har ansvaret, og hvornår der skal handles. Kontraktstyring kaldes også contract management. Når den dækker hele forløbet, taler man om Contract Lifecycle Management (CLM).

Kontrakthåndtering bruges ofte om det samme. I praksis betegner det typisk den daglige administration af den enkelte aftale, mens kontraktstyring også dækker overblikket over hele porteføljen: frister, forpligtelser, ejerskab og risiko.

Kontraktens livscyklus i seks faser

En kontrakt gennemgår typisk seks faser. God kontraktstyring betyder, at I arbejder aktivt i dem alle og ikke kun ved underskriften:

Oprettelse og udkast: skabeloner, standardklausuler og godkendelse.
Forhandling: versioner og en klar ændringslog.
Signering: ikrafttræden og løbetid registreres korrekt.
Opbevaring og overblik: ét arkiv med metadata og søgning.
Opfølgning: forpligtelser, leverancer og SLA'er følges.
Fornyelse eller opsigelse: varsler i god tid, før aftalen forlænges af sig selv.

Vi gennemgår hver fase i dybden i guiden til kontraktens livscyklus og CLM.

Hvorfor kontraktstyring også er compliance

For virksomheder i EU er kontraktstyring ikke kun et spørgsmål om god orden. Flere regelsæt stiller krav til, hvad aftalerne skal indeholde, og til at I kan dokumentere, at de bliver overholdt:

GDPR artikel 28 kræver en databehandleraftale med bestemt indhold, hver gang en leverandør behandler personoplysninger for jer.
NIS2 artikel 21 kræver, at sikkerheden i leverandørkæden håndteres, og det sker i høj grad gennem leverandørkontrakterne.
DORA stiller krav til, hvad finansielle virksomheders kontrakter med IKT-leverandører skal indeholde.
ISO 27001 (kontrol A.5.20) kræver, at informationssikkerhed er adresseret i leverandøraftalerne.

Det er forskellen på at have kontrakter og at kunne vise, at de bliver efterlevet. Læs mere om contract compliance.

Hvad skal et system til kontraktstyring kunne?

Regneark og fælles drev fungerer, så længe der er få kontrakter og én person, der kender dem alle. Når porteføljen vokser, eller ansvaret er delt mellem flere afdelinger, er det typisk tid til digital kontraktstyring. Et godt system bør som minimum kunne:

samle alle kontrakter ét sted med søgbare metadata og fuldtekstsøgning
sende varsler før fornyelse, opsigelsesfrist og udløb
give hver forpligtelse en ejer og en frist, så den ikke kun står i kontraktteksten
styre adgangen, så følsomme aftaler kun ses af dem, der skal
knytte kontrakterne til jeres øvrige compliance-arbejde, fx leverandørstyring og databehandleraftaler

.legals system til kontraktstyring er bygget til netop det og hostes i EU (Azure Europe).

Sådan kommer I i gang

Start med at kortlægge, hvor jeres kontrakter ligger i dag, og hvem der ejer dem. Registrér derefter de vigtigste datoer og forpligtelser, og byg overblikket op derfra. Vi har samlet fremgangsmåden i en trin-for-trin guide til at implementere kontraktstyring.

Ofte stillede spørgsmål om kontraktstyring

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring er den løbende styring af virksomhedens aftaler, fra udkast og underskrift til opfølgning, fornyelse eller opsigelse. Målet er at vide, hvad kontrakterne forpligter jer til, hvem der har ansvaret, og hvornår der skal handles. På engelsk hedder det contract management.

Hvad er forskellen på kontraktstyring og kontrakthåndtering?

Ordene bruges ofte om det samme. Kontrakthåndtering betegner typisk den daglige administration af den enkelte aftale. Kontraktstyring dækker også overblikket over hele porteføljen: frister, forpligtelser, ejerskab og risiko på tværs af alle aftaler.

Hvad er digital kontraktstyring?

Digital kontraktstyring betyder, at kontrakterne ligger i et system i stedet for i mapper, mails og regneark. Systemet holder styr på datoer og forpligtelser, sender varsler før fornyelse og udløb, og gør det muligt at søge på tværs af alle aftaler.

Se .legals system til kontraktstyring

Hvad er CLM?

CLM står for Contract Lifecycle Management og betegner styringen af en kontrakt gennem hele dens livscyklus: oprettelse, forhandling, signering, opbevaring, opfølgning og fornyelse eller opsigelse.

Læs guiden til kontraktens livscyklus

Hvilke regler stiller krav til kontraktstyring?

GDPR artikel 28 stiller krav til databehandleraftaler. NIS2 artikel 21 kræver, at sikkerheden i leverandørkæden håndteres. DORA stiller krav til finansielle virksomheders kontrakter med IKT-leverandører, og ISO 27001 kræver, at informationssikkerhed er adresseret i leverandøraftalerne.

Læs om contract compliance

Hvornår er et regneark ikke længere nok?

Typisk når porteføljen vokser, når flere afdelinger ejer kontrakter, eller når I skal kunne dokumentere over for en revisor eller myndighed, at forpligtelserne bliver fulgt. Et regneark sender ingen varsler og viser ikke, hvem der har ansvaret for hvad.

Sådan implementerer du kontraktstyring

Har du fortsat spørgsmål?

Spørg Johannes direkte, han giver de fleste af vores demoer personligt

Book ham her

+400 virksomheder bruger .legal