Sådan opnår du GDPR-compliance, når du bruger cloudlagring og cloudtjenester

Overholdelse af GDPR er ikke bare et lovkrav. Det er også nøglen til at opbygge tillid og holde kunderne glade.

Flere virksomheder benytter sig af cloudlagring og -tjenester til at administrere deres data. Det gør det nødvendigt at forstå GDPR-compliance i dette nye landskab.
 
Skiftet til cloud-løsninger giver bemærkelsesværdige fordele med hensyn til effektivitet og skalerbarhed. Men samtidig introducerer det nye udfordringer inden for databeskyttelse og -sikkerhed. Disse udfordringer er ikke kun et problem for EU-baserede virksomheder. Enhver organisation, der håndterer data fra EU-borgere, skal overholde GDPR. Manglende overholdelse kan resultere i store bøder og et plettet omdømme.
 
I dette blogindlæg forsøger jeg at kaste lys over nogle af de områder, du skal være opmærksom på i forbindelse med GDPR og cloud. Du kan bruge det som en liste over best practices og indsigt i overholdelse af GDPR. Det er nyttigt, når du arbejder med cloud-løsninger som f.eks:

- Amazon S3

- Google Cloud Platform

- Microsoft Azure

Ved at læse denne blog er det mit håb, at du føler dig informeret om GDPR og cloud. Og at du kan bruge disse oplysninger til at træffe informerede og kompatible valg. Dette er ikke en "how-to-liste", compliance er en individuel proces i alle organisationer. Så sørg for, at du tager oplysningerne og sætter dem ind i din egen kontekst.
 
Lad os komme i gang.

Læs mere om GDPR i sin helhed her.

GDPR Compliance og Cloud løsninger

Når det gælder lagring af data, er cloud-tjenester blevet en go-to-løsning for mange virksomheder. Men det er vigtigt at være opmærksom på, at brugen af cloud også medfører et behov for at overholde GDPR. Så hvad siger GDPR om cloud storage-løsninger?

For det første understreger GDPR vigtigheden af datasikkerhed og -beskyttelse. Uanset om dine data er gemt on-premise eller i skyen, insisterer GDPR-retningslinjerne på sikker opbevaring og kontrolleret adgang. Forordningen har specifikt til formål at beskytte EU-borgernes personlige data. GDPR dikterer, hvordan data skal håndteres, tilgås og opbevares.

For cloud-lagring betyder overholdelse af GDPR flere ting:

1. Gennemsigtighed: GDPR kræver, at databehandling er "lovlig, retfærdig og gennemsigtig". Det betyder, at du tydeligt skal informere brugerne om, hvilke data du gemmer, og hvordan de vil blive brugt.
   
   
2. Minimering af data: Kun de data, der er nødvendige for dine aktiviteter, bør indsamles og gemmes. Unødvendige data skal slettes.
   
   
3. Rettigheder for dataejere: GDPR giver dataejere ret til at få adgang til og kontrollere deres personlige data. De kan anmode om dataændring, sletning eller endda dataportabilitet fra en tjenesteudbyder til en anden.
   
   
4. Sikkerhedsforanstaltninger: Data skal være krypterede og sikre, uanset om de er i hvile eller i transit. Der skal være et varslingssystem på plads, så dataejere bliver advaret inden for 72 timer efter opdagelsen af et brud på datasikkerheden.
   
   
5. Tredjepartsleverandører: Det er ikke kun dig, der skal være GDPR-kompatibel. Når du bruger tredjeparts cloud-tjenester, er det dit ansvar at sikre, at de overholder GDPR. Det indebærer ofte at bede leverandøren om at dokumentere, at de overholder reglerne, eller at se efter en GDPR-certificering. (Du kan bruge DPA Service fra .legal til dette formål - læs mere her).

Virksomheder som Amazon med Amazon S3 og Amazon Drive, Google med sin Google Cloud Platform og Google Drive og Microsoft med Microsoft Azure og Microsoft OneDrive har ofte indbyggede GDPR-kompatible funktioner. Men det er vigtigt at lave research og om nødvendigt søge juridisk rådgivning for at sikre fuld overholdelse.

At sikre GDPR-overholdelse med din cloud storage-løsning er ikke kun en juridisk nødvendighed. Det handler også om at opbygge tillid hos dine kunder. De skal vide, at deres data er sikre hos dig, uanset hvor de er gemt.

 Dette afsnit har til formål at give et generelt overblik. Det bør ikke erstatte professionel juridisk rådgivning om overholdelse af GDPR. For detaljeret vejledning, kontakt en databeskyttelsesansvarlig eller en juridisk rådgiver.

>> Er din organisation baseret i Danmark? "Datatilsynet har lavet en vejledning om brug af cloud. Læs den her.

Prøv vores gratis GDPR værktøj

 

GDPR Cloud Compliance Best Practices

Det kan være komplekst at navigere i GDPR, når man bruger cloud-lagring og -tjenester. Men ved at indføre best practices kan du forenkle processen og få ro i sindet. Lad os dykke ned i, hvad eksperter og regler foreslår som best practices, når det gælder GDPR-compliance i skyen.

 

Map din data

 

Før du flytter dine data til skyen, er det vigtigt at vide, hvilken slags data du håndterer. Lav en fortegnelse over, hvor du håndterer personlige data, og hvilke data du overfører til skyen.

Ved at kortlægge dine data bliver du opmærksom på, hvilke data du skal håndtere med ekstra forsigtighed. Med et overblik er du i stand til at angive sletteperioder. Disse skal implementeres og være i overensstemmelse med dine cloud-tjenester. Læs mere om, hvordan du tilpasser dig GDPR's princip om dataminimering.

Læs også vores artikel om hvordan du kan lave en data mapping her

Vælg en GDPR-compliant cloud udbyder

Når du vælger en udbyder af cloud-tjenester, skal du sikre dig, at de overholder GDPR. Det er ikke bare et råd, men nødvendigt i henhold til GDPR-reglerne. Fremtrædende cloud-tjenesteudbydere som f.eks:
Amazons AWS, Google Cloud Platform og Microsoft Azure, har alle indbyggede funktioner, der hjælper med at overholde GDPR. Bed altid om en databehandleraftale (DPA) fra din cloud-udbyder. Dette dokument beskriver i detaljer, hvordan de håndterer og sikrer dine data.

Dette er ikke et udtryk for, at de nævnte leverandører er fuldt GDPR-compliant. 

 

Implementer stærke sikkerhedsforanstaltninger

GDPR kræver robuste sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personlige data. Det indebærer kryptering, sikker adgangskontrol og regelmæssige sikkerhedsrevisioner. GDPR's artikel 32 beskriver sikkerhedskravene til databehandling.

Det omfatter bl.a:
- Kryptering af persondata og sikring af den løbende fortrolighed
- integritet
- tilgængelighed
- Og modstandsdygtigheden af behandlingssystemer.

Brugeradgange

Et af kerneelementerne i GDPR er at kontrollere, hvem der har adgang til personlige data. Gør brug af avancerede funktioner som to-faktor-autentificering (2FA) og rollebaseret adgang. Sørg for, at kun autoriseret personale kan få adgang til følsomme oplysninger.

 

Dataportabilitet

GDPR indfører retten til dataportabilitet. Det giver enkeltpersoner mulighed for at flytte deres data fra en tjenesteudbyder til en anden. Sørg for, at din cloud-udbyder tilbyder en nem måde at eksportere og importere data på. 

Træn kollegaer og skab awareness

Medarbejderuddannelse og -bevidsthed er nøglekomponenter i forebyggelsen af databrud. Sørg for, at dine medarbejdere har viden om overholdelse af GDPR. Alle skal kende det ansvar, der følger med håndtering af persondata. Det hjælper med at reducere menneskelige fejl, som er en af de mest almindelige årsager til brud på datasikkerheden.

Løbende monitorering og kontrol

 

Overholdelse af GDPR er en løbende proces, der kræver regelmæssige tjek. Du er nødt til at holde din dokumentation opdateret, hvis tingene ændrer sig. Det omfatter dine behandlingsaktiviteter, risikovurderinger og årshjul. Det er også vigtigt at sørge for at revidere dine sikkerhedsforanstaltninger og sletteperioder. Kort sagt skal du sikre, at de lever op til GDPR-kravene.

Juridisk rådgivning

Ressourcer og retningslinjer kan være nyttige, men de erstatter ikke råd fra en kvalificeret juridisk rådgiver. Hvis du er i tvivl, så kontakt en databeskyttelsesansvarlig eller en juridisk rådgiver. De kan hjælpe dig med skræddersyet rådgivning, der er specifik for din virksomhed og dine data.
 
Sammenfattende er GDPR-overholdelse i skyen en opgave med mange facetter. Og det kræver planlægning, regelmæssig overvågning og proaktive foranstaltninger. Husk, at GDPR-overholdelse ikke er en engangsopgave, men en løbende forpligtelse.
 
Bemærk: Dette afsnit er en generel vejledning og bør ikke erstatte professionel juridisk rådgivning. For detaljeret og specifik vejledning om overholdelse af GDPR anbefales det at konsultere juridiske fagfolk.

Hvilke cloud-løsninger er GDPR compliant?

Når det gælder overholdelse af GDPR, kan svar, der passer til alle, være misvisende. Virkeligheden er, at GDPR-compliance ikke kun handler om den cloud-tjeneste, du vælger; det handler også om, hvordan du bruger den. Det er vigtigt at forstå, at ingen udbyder kan gøre dig GDPR-compliant som standard. Compliance er et fælles ansvar.
Store udbydere af cloud-tjenester har robuste sikkerhedsforanstaltninger på plads. Det kan være f.eks:

• Google Drev
  
• iCloud
• Microsoft OneDrive
• Slack
• Dropbox
  
  

De tilbyder alle funktioner som kryptering, multifaktorgodkendelse og omfattende administrative kontroller. Disse platforme har investeret massivt i at sikre deres infrastruktur. Og de har ofte bygget deres tjenester med privacy-by-design-principper i tankerne. Sådanne funktioner giver dig et forspring på din rejse mod GDPR-compliance.
 
Bare fordi disse platforme har avancerede sikkerhedsforanstaltninger, betyder det ikke, at du automatisk er compliant. At bruge disse tjenester er et skridt i den rigtige retning, men du skal stadig arbejde, for at opnå fuld GDPR-compliance.

Et eksempel: Du kan have stærk kryptering, men svag adgangskontrol. Eller du mangler måske en ordentlig databehandleraftale med din cloud-udbyder. Begge disse scenarier kan bringe dig i fare for ikke at overholde reglerne.
 
De store platforme tilbyder ofte databehandleraftaler og compliance-vejledninger. Disse kan være gode udgangspunkter for dig. Det er vigtigt at læse disse dokumenter grundigt. Ideelt set bør du også tale med juridiske rådgivere, der kender GDPR godt.
 
I sidste ende er du ansvarlig for, hvordan du håndterer persondata. Det inkluderer at vælge tredjepartstjenester, der lever op til GDPR-standarderne.
 
Overvej ikke kun de GDPR-venlige funktioner, der tilbydes af en cloud-udbyder, men også hvordan du har tænkt dig at bruge dem. Vil din brug være i overensstemmelse med GDPR's databeskyttelsesprincipper? Har du politikker og processer på plads til at sikre løbende overholdelse? Det er spørgsmål, du som dataansvarlig er nødt til at tage stilling til for at sikre fuld overholdelse af GDPR.
 
For at opsummere: Ingen cloud-tjeneste vil gøre dig GDPR-compliant bare ved at være kunde. Compliance er en løbende indsats. Det handler om at arbejde godt sammen med de tjenester, du bruger, og samtidig styre din egen interne praksis. Vær altid aktiv med at tjekke og opdatere, hvordan du håndterer data. Sørg for, at det passer med GDPR-reglerne.

Læs også:
Hvad er forskellen på GDPR dokumentation i en platform vs. Excel?

Sådan laver du en GDPR risikovurdering, eksempler og et rammeværktøj

Hvad er en DPO og har du brug for en?

Har du brug for GDPR compliance software?

GDPR i 2023 - hvad skal du være opmærksom på?

Hvad er GDPR compliance?