Hvordan laves en GDPR risikovurdering? Eksempel på hvorfor og hvordan?

Introduktion

General Data Protection Regulation (GDPR) er en vigtig del af databeskyttelsen for virksomheder i EU. Måske har du allerede taget betydelige skridt i din GDPR-rejse. Måske har du udarbejdet din artikel 30-fortegnelse, opdateret din privatlivspolitik på din hjemmeside, har fuld kontrol over dine cookies og en årlig plan, der sikrer, at din dokumentation forbliver ajourført.

Alligevel står risikovurderingen tilbage som en udfordring for mange. Vi mener, at det for mange kan synes overvældende at udføre risikovurderinger af deres behandlingsaktiviteter. Dette skyldes ofte, at der mangler et effektivt rammeværktøj til at guide processen. Dog er den risikobaserede tilgang til GDPR meget vigtig. Den gør, at du kan handle proaktivt i forhold til dit arbejde med persondata.

Lig med mange andre GDPR-opgaver kan et solidt rammeværktøj faktisk gøre risikovurderinger mere overkommelige. I denne artikel dykker vi ned i de kritiske elementer af en risikovurdering, dens betydning, og giver forslag til, hvordan et sådant rammeværktøj kan designes. Til sidst i artiklen vil du også finde et konkret eksempel på, hvordan en risikovurdering kunne se ud.

Læs også: Hvad betyder Governance, Risiko og Compliance?

Hvad er en GDPR risikovurdering?

En GDPR risikovurdering er en systematisk gennemgang af de personoplysninger, en organisation behandler, for at identificere og vurdere risiciene forbundet med databehandlingen. Hovedformålet med GDPR er at sikre en beskyttet behandling af personoplysninger. Det betyder, at du skal have klarhed over, hvilke personoplysninger du behandler, og hvorfor - noget der dokumenteres inden for dine behandlingsaktiviteter. Men at opretholde databeskyttelse kræver også en risikobaseret tilgang til de data, du behandler.

Lad os illustrere det med et eksempel: Overvej forskellen i datasikkerheden mellem at gemme oplysninger om dine medarbejdere på et åbent netværk og at gøre det samme med sikkerhedsforanstaltninger som adgangskontrol. I det første scenarie er risikoen tydeligt højere end i det andet. Det er essentielt at kunne identificere og handle på disse risici for at minimere chancerne for f.eks. databrud.

Derfor foretager vi risikovurderinger på vores behandlingsaktiviteter - for at kunne forudse og forhindre trusler og sårbarheder, inden personoplysninger potentielt falder i de forkerte hænder.

Gennemførelse af GDPR risikovurdering: En trin-for-trin guide

At gennemføre en effektiv GDPR risikovurdering er essentiel for at beskytte personoplysninger og opfylde forordningens krav. Selvom Datatilsynet tilbyder en omfattende vejledning omkring emnet, præsenterer vi her en trin-for-trin guide, som kan hjælpe dig på vej med dine risikovurderinger.

1. Identifikation af behandlingsområder: Start med at bestemme præcist, hvor i organisationen personoplysninger behandles, og hvilke specifikke oplysninger der behandles. Husk, dette er allerede en del af dine dokumentationsforpligtelser under GDPR, specifikt som beskrevet i dine behandlingsaktiviteter og fortegnelse.

   Læs også hvordan du kan lave en GDPR data mapping her
   
   

2. Forstå truslerne mod den registrerede: Det er afgørende at overveje og identificere de mulige trusler, der kan opstå fra de behandlingsaktiviteter, du udfører. Benyt dit valgte rammeværktøj for at skitsere relevante trusselscenarier, som kunne være relevante for netop din organisation.

3. Risikoberegning: For hver trussel du identificerer, skal du vurdere den potentielle risiko i forhold til behandlingsaktiviteten. Denne vurdering skal tage højde for både sandsynligheden for, at et givet scenarie finder sted, og de potentielle konsekvenser for den registrerede. Ved at kombinere disse to faktorer, kan du plotte risikoen på en matrice og dermed bestemme en risikoscore, som Datatilsynet også anbefaler.

4. Peg på områder med høj risiko: Når du har vurderet alle dine behandlingsaktiviteter, er det tid til at rette opmærksomheden mod de områder, hvor risikoen er højest. Selvom det kan være nyttigt at have en generel "risikotolerance" i organisationen, bør enhver behandlingsaktivitet, der er kategoriseret som høj eller meget høj, tages op til særlig overvejelse.

5. Grib ind over for risikoen og introducer sikkerhedsforanstaltninger: For de områder, hvor risikoen er høj, bør du iværksætte specifikke sikkerhedsforanstaltninger. Dette kan gøres ved enten at minimere de potentielle konsekvenser af en trussel eller ved at reducere sandsynligheden for, at truslen realiseres. Efter implementering af disse foranstaltninger, er det vigtigt regelmæssigt at opdatere din risikovurdering for at sikre, at de trufne foranstaltninger er effektive.

Begrundelse af risikovurderinger: Konsekvens og sandsynlighed udforsket

Når du dykker ned i de komplekse detaljer af dine behandlingsaktiviteter og udfører risikovurderinger, er det afgørende at klart og præcist artikulere dine begrundelser for hver vurdering. Dette tjener flere centrale formål:

1. Selvforståelse: At have klare begrundelser sikrer, at du anvender en konsekvent metode til beslutningstagning. Det giver dig også mulighed for senere at reflektere over dine valg.

2. Ekstern kommunikation: Hvis eksterne parter som en DPO, regulatorer eller interessenter anmoder om indsigt i dine risikovurderinger, vil en klar begrundelse give dem en transparent forståelse af din vurderingsproces.

Læs også: Hvad er en data protection officer (DPO)?

Konsekvensvurderingen kan fokusere på de mulige udfald af en bestemt behandlingsaktivitet eller et specifikt trusselscenario. Dette kan være alt fra alvorlige konsekvenser som identitetstyveri til komplekse situationer som chikane. En dybdegående forståelse af de potentielle konsekvenser gør din konsekvensscore mere nuanceret og relevant.

Sandsynlighedsvurderingen bør tage udgangspunkt i de nuværende sikkerhedsforanstaltninger, du har implementeret. Disse foranstaltninger kan omfatte tekniske løsninger, som Firewalls, og organisatoriske tiltag som fysisk adgangskontrol eller pseudonymisering. Ved nøje at overveje, hvordan disse tiltag påvirker den samlede risiko, kan du mere præcist begrunde din sandsynlighedsscore.

Afrundingsvis er det vigtigt at understrege, at ligesom med risikoscoren, skal begrundelserne tilpasses hvert enkelt trusselscenario. Dette understreger vigtigheden af at afsætte den nødvendige tid og opmærksomhed til omhyggeligt at begrunde hvert skridt i din risikovurderingsproces.

Rammeværktøj til risikovurdering: En skridt-for-skridt guide

Risikovurdering kan ofte forekomme som en kompleks opgave. Men ved at benytte et veludarbejdet rammeværktøj kan man både forenkle processen og forbedre præcisionen i sine vurderinger. Dette rammeværktøj skal tjene som en systematisk vejledning gennem risikovurderingsprocessens mange aspekter.

Lad os gennemgå de forskellige skridt, et sådant rammeværktøj kan omfatte:

1: Start med et klart overblik: Ethvert risikovurderingsarbejde bør starte med at kortlægge behandlingsaktiviteter, der involverer personoplysninger. Overvej også hvilke systemer, databehandlere og eventuelle tredjeparter der har adgang til disse data.

2: Risikoscenarier: Udarbejd scenarier for at visualisere potentielle trusler. Selvom disse scenarier kan variere i deres kompleksitet, skal de være tæt knyttet til de relevante behandlingsaktiviteter.

3: Brug relevante informationer: Det er vigtigt at supplere hvert scenario med detaljerede oplysninger fra den specifikke behandlingsaktivitet. Dette vil gøre det muligt at få en dybere forståelse for de reelle risici.

4: Sikkerhedsforanstaltninger: Gør dig bekendt med de sikkerhedsforanstaltninger, der allerede er på plads for at beskytte persondataene. Dette kan dække over både tekniske løsninger og organisatoriske tiltag.

5: Konsekvenskatalog: Et systematisk overblik over potentielle konsekvenser ved databrud kan hjælpe med proaktivt at planlægge og beslutte, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Med et foruddefineret katalog kan du nemt spotte de mest sandsynlige og alvorlige udfald.

6: Risikovurdering af hver aktivitet: Med alle disse komponenter på plads er det tid til at foretage den egentlige risikovurdering. Gennemgå hvert enkelt scenario for hver behandlingsaktivitet og tildel en risikoscore.

Afslutningsvis kan man sige, at et effektivt rammeværktøj skal levere en systematisk og dybdegående tilgang til risikovurdering af persondata. På denne måde sikrer man både organisationer og individuelle medarbejdere det bedst mulige grundlag for at tage velinformerede beslutninger om databeskyttelse.

Du kan læse mere om GDPR risikovurderinger i datatilsynets vejledning her.

GDPR risikovurdering eksempel

Baseret på ovenstående rammeværktøj vil vi her i artiklen lave et forsimplet eksempel på en risikovurdering af en behandlingsaktivitet ved navn ”Lønudbetaling”. Denne behandling indeholder oplysninger om vores medarbejdere ifm. udbetaling af løn.

Scenarie 1:

”Hvad er risikoen for, at uvedkommende kan få fysisk eller elektronisk adgang til medarbejderes personoplysninger (Kontaktinformation, Medarbejderoplysninger, Økonomiske oplysninger, CPR-nummer)?”

Konsekvens:
Vurdering: 3 (Væsentlige konsekvenser, kan overkommes)
Begrundelse: Konsekvensen vurderes baseret på, at registrerede kan modtage utilsigtede henvendelser og markedsføring og ende med manglende kontrol med egne rettigheder. Dette baseres på kategorierne af persondata der behandles på vores medarbejdere.

Sandsynlighed:
Vurdering: 2 (Lav)
Begrundelse: Vi vurderer sandsynligheden for, at uvedkommende kan få adgang til persondata, er lav. Dette gøres på baggrund af, at data kun behandles i et enkelt system (lønudbetalingssystem) og der i dette system er implementeret en række foranstaltninger, samt minimeret via rollestyring, så kun få medarbejdere kan tilgå data.

Risiko: Moderat

Scenarie 2:

”Hvad er risikoen for, at personoplysningerne (Kontaktinformation, Medarbejderoplysninger, Økonomiske oplysninger, CPR-nummer) opbevares i udfasede it-systemer?”

Konsekvens:
Vurdering: 2 (Konsekvenser, kan overkommes)
Begrundelse: Konsekvensen for at dette bliver en realitet, er at der opstår et længere tidsrum hvor personoplysninger kan hackes og udsættes for cyberangreb m.v.

Sandsynlighed:
Vurdering: 1 (Meget lav)
Begrundelse: Vi udfører kun vores lønudbetalingsproces i ét centralt system, der stadig er aktivt og opdateres løbende i henhold til vores it-sikkerhedspolitik. Da vores tidligere lønudbetalingssystem blev udfaset for 5 år siden, blev data først pseudonymiseret og senere slettet som dokumenteret og valideret.

Risiko: Meget lav

Risikovurdering på behandlingsaktiviteten ”Lønudbetaling” sættes til Moderat.

Brug Privacy til at lave dine risikovurderinger

Du kan begynde at bruge Privacy gratis og benytte platformen til at udarbejde dine risikovurderinger. Læs mere om vores gratisplan her - eller start din egen platform ved at tryk på knappen herunder.

Konklusion

At navigere i GDPR terræn kan til tider føles som en uoverskuelig opgave. Men med et robust rammeværktøj ved hånden, forvandles det komplekse landskab til en struktureret og mere overkommelig proces. Vores eksempel med "Lønudbetaling" illustrerer, hvordan en kombination af nøje udformede risikoscenarier og en metodisk fortegnelse kan gøre risikovurderingen mere gennemskuelig.

Fordele ved strukturerede rammeværktøjer er mange:

1. Undgåelse af Analyse Paralyse: Det gør det muligt at træffe velovervejede beslutninger uden at blive overvældet af detaljerne.
2. Integration af Databeskyttelse: Det handler ikke kun om lovmæssig overholdelse, men også om at fostre en kultur, hvor databeskyttelse er et centralt element i alle arbejdsprocesser.

Afhængig af organisationens særlige behov kan valget af værktøj variere – fra de enkleste værktøjer som Word eller Excel til mere dedikerede GDPR-platforme.

Se en sammenligning mellem Excel og dedikerede GDPR-platforme her.

Hos .legal tilbyder vi produktet "Privacy" - en platform designet netop for at hjælpe organisationer med GDPR-compliance. Med "Privacy" kan brugerne ikke kun drage nytte af foruddefinerede risikoscenarier og et omfattende katalog, men også let integrere egne data og processer. Dette sikrer en helhedsorienteret tilgang til risikohåndtering inden for GDPR's rammer. Du kan læse mere om Privacy her.

Din risikovurdering er central og en del af de aktiviteter vi anbefaler at du har højt på dagsordnen. Se eksempel på flere aktiviteter her.

Billederne der er benyttet i denne artikel er fra Privacy platformens risikomodul.

FAQ: Ofte stillede spørgsmål om GDPR risikovurderinger

Hvad er formålet med en GDPR risikovurdering?

Formålet med en GDPR risikovurdering er at identificere og vurdere risici forbundet med behandling af personoplysninger for at sikre beskyttelse og compliance i henhold til GDPR.

Hvordan starter jeg en GDPR risikovurdering?

Start med at identificere alle områder i din organisation, hvor personoplysninger behandles, og dokumentér disse aktiviteter detaljeret som en del af din GDPR artikel 30-fortegnelse.

Hvordan identificerer jeg trusler mod personoplysninger?

Overvej mulige trusselscenarier relateret til dine behandlingsaktiviteter, og benyt et rammeværktøj for at kortlægge disse trusler i relation til de data, du behandler.

Hvad menes der med 'konsekvens' og 'sandsynlighed' i en risikovurdering?

Konsekvensen refererer til de potentielle negative udfald af en trussel, mens sandsynligheden er chancen for, at denne trussel faktisk realiseres.

Hvordan håndterer jeg højrisiko-områder i mine behandlingsaktiviteter?

Identificér områder med høj risiko og implementér målrettede sikkerhedsforanstaltninger for at minimere sandsynligheden for, og konsekvensen af, databrud.

Hvordan dokumenterer jeg min risikovurdering?

Dokumentér dine risikovurderinger med klare begrundelser for hvert skridt i processen, herunder både vurdering af konsekvens og sandsynlighed for hvert identificeret trusselscenario.

Hvordan kan et rammeværktøj hjælpe med GDPR risikovurderinger?

Et rammeværktøj kan guide dig systematisk gennem risikovurderingsprocessen, fra identifikation af behandlingsaktiviteter til beregning af risiko og implementering af sikkerhedsforanstaltninger.

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg opdager en risiko ved en behandlingsaktivitet?

Iværksæt passende sikkerhedsforanstaltninger for at mindske risikoen, og opdater løbende din risikovurdering for at sikre, at foranstaltningerne fortsat er effektive.

Kan jeg bruge almindelige IT-værktøjer som Word eller Excel til risikovurdering?

Ja, selvom dedikerede GDPR-platforme som .legals "Privacy" kan tilbyde mere specialiserede funktioner, kan almindelige IT-værktøjer også anvendes til at strukturere og dokumentere risikovurderinger.

Hvordan kan "Privacy" hjælpe mig med min GDPR risikovurdering?

".legal's "Privacy" er en platform, der tilbyder foruddefinerede risikoscenarier og et omfattende katalog, som gør det nemt for organisationer at integrere deres egne data og processer for en helhedsorienteret tilgang til risikohåndtering."