Overdrag alt det, en kollega var ansvarlig for

Overdragelse af ansvar

Problemet er ikke, at kollegaen stopper. Det er navnet, der bliver stående

Der går ikke noget i stykker, når en kollega går ud ad døren, og netop derfor tager det så lang tid at opdage. Dokumentationen ser stadig færdig ud, for der står stadig et navn på den.

• En kollega, der er stoppet, kan stadig være kontraktansvarlig på en aktiv kontrakt, ansvarlig for en tilbagevendende kontrol og ejer af en forpligtelse.
• Der er ikke noget, der holder op med at virke, så ingen bemærker det, før en frist bliver rød, eller en revisor spørger, hvem der ejer noget.
• At samle alt det, én person stod på, sammen igen fra hukommelsen og på tværs af hele platformen, er arbejde, ingen havde regnet med.

Overdragelse af ansvar

Én tabel, hele personens aftryk

Åbn kollegaens brugerside, og der ligger et afsnit, der hedder "Gennemgå brugerens ansvarsområder". Det er en enkel tabel: området, og hvor mange ting personen står på i det.

• Områderne går på tværs af platformen: kontrakter, behandlingsaktiviteter, aktiver, opgaver og årshjulsaktiviteter, frameworks, eksterne audits og interne vurderinger, juridiske enheder og mere.
• Tomme områder vises ikke, så tabellen har formen af personens faktiske aftryk og ikke af alt det, platformen kan indeholde.
• Antallet gør reelt arbejde her. En, der har lukket kontroller i et par år, kan stå på hundreder af opgaver, og det kan I se, før I lover nogen en hurtig overdragelse.

Overdragelse af ansvar

Alt på én gang, eller én ting ad gangen

To veje, og hvilken I vil bruge, afhænger af, om nogen bliver afløst eller delt op.

• Flyt hele bunken fra den ene bruger til den anden i én handling, når det er en ren afløsning.
• Eller åbn et område og overdrag de enkelte ting til forskellige kollegaer, indtil området er tomt. Kontrakter, aktiver og behandlingsaktiviteter fungerer på den måde, og en lang liste kan søges igennem.
• Det kræver en rolle, der må administrere brugere, så overdragelsen ligger hos den, der administrerer platformen, og ikke hos dem, der ejer posterne.

Overdragelse af ansvar

Skal det ske hvert kvartal, hører det i årshjulet

Tabellen er noget, I åbner, når I har brug for det. I går ind på en bruger, når det er relevant, og der er ikke noget ved skærmen, der gør den tilbagevendende, så kadencen skal komme et andet sted fra.

• Læg "tjek hvem der er ansvarlig for hvad" i årshjulet som en aktivitet med en frekvens og en ansvarlig, i uger, måneder eller år.
• Aktiviteten genererer en opgave, hver gang den forfalder, og noten, beslutningen og det dokument I lægger op, hører på opgaven.
• Selve gennemgangen efterlader ikke et spor. Der er ikke noget, der registrerer, at nogen har set på en bruger på en dato, så det er opgaven, der bærer dokumentationen.

Overdragelse af ansvar

Skinner, ikke en vagthund

Vi giver jer listen og midlet til at rydde den. At lægge mærke til, at nogen er stoppet, er stadig et menneskes arbejde, og der er tre grænser, der er værd at have med før en demo frem for efter.

• Der scannes ikke efter dokumentation, hvis ejer er gået. Det røde flag kommer, når I deaktiverer en bruger, på selve posten, og for en bruger der blev deaktiveret for længe siden uden en overdragelse er der ikke noget, der finder det frem nu.
• Det her er ansvaret for jeres egen dokumentation inde i .legal. Det rækker ikke ind i, hvem der kan logge på jeres andre systemer, og der er ikke noget her, der hænger sammen med en framework-skabelon.
• Overdragelsen er en administrators arbejde. Den uddelegeres ikke til forretningsområdeansvarlige eller systemejere, så planlæg processen centralt.