Få styr på databehandleraftalerne, også dem der mangler

Stil hver databehandler op ved siden af sin aftale, så holder hullerne op med at gemme sig. Registrér aftalen én gang, henvis til den fra de aktiver og behandlingsaktiviteter, der bygger på den, og ret den ét sted.

Ubegrænset antal brugere • Gratis onboarding og support • Ingen binding

Se platformen

En række databehandlerplader med et aftalekort ved siden af hver, hvor to af pladserne står som tomme, optrukne felter, så det er de manglende, der er synlige

+400 virksomheder bruger .legal

En brugerdefineret liste over selskaber i .legal med hver enkelts type og de dokumenter, der ligger på den, hvor dokumentkolonnen står tom på seks af de otte rækker, så det er de manglende aftaler, der falder i øjnene

Databehandleraftaler Sofie kan sige, hvilke databehandlere Meridian ikke har en aftale med

Sofie Bruhn er koncern-DPO i Meridian Nordic, tre juridiske enheder og omkring 1.200 aktive leverandører og databehandlere tilsammen. Aftalerne fandtes sådan set godt nok. De lå bare spredt på et fællesdrev, i et underskriftsværktøj og i fire indbakker, så det spørgsmål hun helst var fri for, var aldrig "vis mig aftalen med den her databehandler". Det var "hvilke databehandlere har vi slet ingen aftale med". Nu ligger hver leverandør i platformen som en juridisk enhed med en type på, så databehandlerne stiller sig op på én liste med deres aftaler ved siden af, og de rækker, der står tomme, er arbejdet.

Hver juridisk enhed af typen databehandler med sin aftale ved siden af, så et hul er en række og ikke en mistanke.
To veje til det samme resultat, én for dem der har Kontraktstyring, og én for dem der ikke har.
Aftalen registreres én gang, og de aktiver og behandlingsaktiviteter, der bygger på den, henviser til den.
Når en databehandler tager en ny underdatabehandler ind, spørger platformen, før den fører ændringen videre.

Hullerne er synlige

Stil hver juridisk enhed af typen databehandler op ved siden af sin aftale, og de rækker, der står tomme, er dem I skal tage fat i.
To veje, I vælger selv

Med Kontraktstyring er aftalen en kontrakt med vilkår på. Uden er den et versionsstyret dokument på leverandøren. Samme opgave.
Registreret én gang

Aftalen findes ét sted, og alt andet henviser til den, så en rettelse er én rettelse i stedet for tolv.
Underdatabehandlere, når I siger ja

Registrér en ny underdatabehandler, og platformen spørger, før den fører den videre. Der bliver ikke skrevet noget, før I siger ja.

Et arkivstativ med databehandlerplader og en aftaleplads ved siden af hver, hvor tre af pladserne kun er tegnet som tomme konturer

Databehandleraftaler Listen der viser hullerne

En aftale, I ikke kan finde, er en irritation. En aftale, I aldrig har fået indgået, er den reelle risiko, og den er langt sværere at få øje på, for der er ikke noget i et arkiv, der gør opmærksom på det, der ikke ligger der.

Hver leverandør ligger i platformen som en juridisk enhed med en type, så databehandlerne kan trækkes frem fra resten.
Sæt aftalen i kolonnen ved siden af, og en databehandler uden noget ved siden af holder op med at være usynlig.
Roller som databehandler og underdatabehandler tagges automatisk ud fra, hvordan enheden er tilknyttet jeres behandlingsaktiviteter og aktiver, så tagningen ikke er en opgave for sig.

Én hovedkontrakt åbnet i .legal på sin dokumentfane, hvor databehandleraftalen står blandt dokumenterne som en underskrevet aftale af sin egen type, ved siden af kontrakten og dens bilag

Databehandleraftaler Vej et, aftalen som kontrakt

Har I Kontraktstyring, er hver databehandleraftale en kontrakt i sin egen ret. Så arver den alt det, kontraktposten i forvejen kan.

Parten på kontrakten peger på den juridiske enhed, der er jeres databehandler, så relationen kan læses fra begge ender.
Er aftalen underskrevet som et bilag til en større kontrakt, registrerer I den sådan i stedet. Samme resultat.
Filtrér en liste over alle aftaler, deres vilkår og hvem de er indgået med, og gem filteret og kolonnerne som en visning. Den type visninger kræver tilkøbet Custom Lists.

En leverandørs dokumentfane i .legal med én databehandleraftale, hvor dokumenttypen, versionsnummeret og aktiv-markeringen alle står på linjen

Databehandleraftaler Vej to, aftalen som dokument på leverandøren

Ingen Kontraktstyring, intet problem. Det her er den version, vi hellere forklarer ordentligt end sælger uden om, for for mange teams er det den rigtige.

Læg aftalen op som et dokument på leverandøren under en dokumenttype, I selv opretter, databehandleraftale, hvor den er versionsstyret og kan markeres aktiv eller ej.
Der er mindre metadata på et dokument end på en kontrakt, så den liste I bygger på den, bærer færre detaljer.
Funktionen er den samme, også når I skal henvise til aftalen fra et aktiv eller en behandlingsaktivitet.

Ét aftalekort i midten med tynde linjer ud til flere aktiver og behandlingsaktiviteter, der hver holder en henvisning frem for en kopi

Databehandleraftaler Registreret én gang, henvist til overalt

Uanset hvilken vej I går, findes aftalen ét sted. Alt det, der afhænger af den, henviser til den i stedet for at ligge med sin egen kopi.

På et aktiv eller en behandlingsaktivitet henviser I til aftalen som dokumentation for, at der er en med den databehandler.
Ret den der, hvor den bor, og alle henvisninger er opdaterede, så en genforhandlet aftale bliver til én rettelse frem for en eftermiddag.
Hver ændring på en juridisk enhed logges med dato, tidspunkt, bruger og værdien før og efter.

Underdatabehandler-trinnet på en leverandør i .legal med én registreret underdatabehandler og dens adresse, over indstillingen der styrer, om underdatabehandlere føres videre til de behandlingsaktiviteter, leverandøren bruges i

Databehandleraftaler Når en databehandler tager en ny underdatabehandler ind

Det er den begivenhed, der stille og roligt gør en aftale forkert. Den kommer som en mail fra jeres databehandler, og det er værd at sige ligeud, at den ikke kommer som et signal fra os.

Registrér den nye underdatabehandler på leverandøren én gang, og platformen spørger, om den skal føres videre til de steder, I allerede bruger leverandøren.
Siger I ja, bliver de steder udfyldt. Siger I ingenting, sker der ingenting, for vi retter ikke i jeres dokumentation på jeres vegne.
Der kommer ikke noget ind i platformen udefra, så den ved først, hvad en databehandler har ændret, når I fortæller den det.

En åben ramme med skinnerne bygget og panelerne fraværende, og en figur ved siden af med et dokument, den selv har skrevet

Databehandleraftaler Skinner, ikke selve aftalen

Vi laver planen, ikke udfyldningen. Tre grænser er værd at sige højt, før nogen booker en demo.

Vi skriver ikke jeres databehandleraftale, og vi vurderer ikke, om den I har, er god nok. Det er jeres og jeres rådgivers beslutning.
Der findes ikke noget objekt i platformen, der hedder et register over aftaler. Det, der findes, er en liste I bygger på data, I allerede har.
Aftalerne lægges ind én ad gangen. Der er ingen samlet upload, men vi kan lægge det ind, I kan trække ud i et regneark, når I starter.

Listen der viser hullerne

Hver leverandør er en juridisk enhed med en type, så I kan trække databehandlerne frem og sætte aftalen ved siden af. En databehandler uden noget ved siden af stikker ud i stedet for at gemme sig.

Aftalen som kontrakt

Med Kontraktstyring er hver aftale en kontrakt, hvor parten peger på den juridiske enhed, der er jeres databehandler, eller et bilag på hovedkontrakten. Derefter kan I filtrere alle aftaler, deres vilkår og hvem de er indgået med.

Aftalen som dokument

Uden Kontraktstyring er aftalen et dokument på leverandøren under en dokumenttype, I selv opretter, databehandleraftale, versionsstyret og markeret aktivt eller ej. Færre detaljer på listen, samme opgave løst.

Der henvises, der kopieres ikke

På et aktiv eller en behandlingsaktivitet henviser I til aftalen som dokumentation for, at der er en med den databehandler, så en central rettelse når hvert sted, der bygger på den.

Underdatabehandlere føres videre efter accept

Registrér en ny underdatabehandler på leverandøren, og platformen spørger, om den skal føres videre til de steder, I allerede bruger leverandøren. Roller som databehandler og underdatabehandler tagges automatisk ud fra, hvordan enheden er tilknyttet.

Ændringshistorik på modparten

Hver ændring på en juridisk enhed registreres med dato, tidspunkt, bruger og værdien før og efter, og en databehandler I holder op med at bruge, deaktiveres i stedet for at blive slettet, så historikken bliver stående.

Databehandleraftaler Frameworks dette dækker

Én forpligtelse, og det papirarbejde den faktisk beder om.

GDPR

Artikel 28 er den forpligtelse, siden handler om: en aftale med hver databehandler I bruger, de underdatabehandlere de tager med sig, og at kunne vise begge dele uden en uges varsel.

Læs om GDPR

GDPR / Databeskyttelse

Der hvor behandlingsaktiviteter, aktiver, juridiske enheder og dokumenter ligger, så aftalen står ved siden af den behandling, den faktisk dækker.

Udforsk GDPR

Kontraktstyring

Vej et. Aftalen som kontrakt, med parter, vilkår, dokumenter, versioner og en liste I kan filtrere.

Udforsk Kontraktstyring

Leverandørstyring

Bed en databehandler om aftalen uden at give dem et login, og kør det tilsyn, der følger efter.

Udforsk Leverandørstyring

Vores kunder

+400

virksomheder

+10.000

brugere

+79.000

kontrakter

+14.000

behandlingsaktiviteter

Bech-Bruun

Mikkel Friis Rossa (Partner)

.legal’s team har konsekvent udvist et engagement i innovation, samtidig med at de har været imødekommende over for vores fælles klienters behov.

Fenerum

Rasmus Boutrup (Financial Controller)

Se case

Med .legal har vi fået en mere simpel og overskuelig løsning, der passer bedre til vores behov

Lægeforeningen

Michael Berner (Advokat)

.legal har været det helt rigtige valg for os. .legal er både professionelle og imødekommende med dygtige medarbejdere.

Molecule Consultancy

Nanna Rodian Christensen ( HR & Operational Manager)

Se case

Det gør for det første, at hele arbejdet ikke ligger et sted (hos mig), og for det andet, at forståelsen for GDPR bliver implementeret ud i organisationen.

Plum Safety

Ulrik Dueholm Beckmann (QC, CM og ESG Lead)

Se case

"Fra .legal oplever vi en utrolig stor grad af fleksibilitet og velvillighed i at tilpasse features efter vores lokale behov."

Bech-Bruun

Mikkel Friis Rossa (Partner)

.legal’s team har konsekvent udvist et engagement i innovation, samtidig med at de har været imødekommende over for vores fælles klienters behov.

Fenerum

Rasmus Boutrup (Financial Controller)

Se case

Med .legal har vi fået en mere simpel og overskuelig løsning, der passer bedre til vores behov

Lægeforeningen

Michael Berner (Advokat)

.legal har været det helt rigtige valg for os. .legal er både professionelle og imødekommende med dygtige medarbejdere.

Molecule Consultancy

Nanna Rodian Christensen ( HR & Operational Manager)

Se case

Det gør for det første, at hele arbejdet ikke ligger et sted (hos mig), og for det andet, at forståelsen for GDPR bliver implementeret ud i organisationen.

Plum Safety

Ulrik Dueholm Beckmann (QC, CM og ESG Lead)

Se case

"Fra .legal oplever vi en utrolig stor grad af fleksibilitet og velvillighed i at tilpasse features efter vores lokale behov."

Novicell

Julie Oxenvad (Legal Consultant)

Se case

Vi er glade for skiftet til .legal – det har styrket vores compliance-arbejde, gjort processerne lettere at håndtere og mere gennemsigtige, samt forbedret samarbejdet på tværs af teams,

Axel Kaufmann ApS

Julie Lundkvist Andreasen (Jurist og kundeservicechef)

Se case

.legal opdaterer løbende platformen for at sikre, at deres kunder altid kan være compliant. I vores øjne ville ethvert andet valg være et skridt tilbage.

DMJX

Kaspar Rocholz (GDPR-koordinator)

Se case

.legal har virkelig forstået, hvad det vil sige at skabe en brugervenlig og effektiv løsning. Privacy er et attraktivt produkt i forhold til pris og funktionalitet.

Min By Media

Tinna Schultz (HR-chef)

Se case

Det fungerer bare! Det er så nemt og brugervenligt, og oversigten over behandlingsaktiviteter, er genial.

NRGi

Mette Mühlendorph (Compliace Specialist)

Se case

Implementeringen af .legal har gjort en forskel i den måde, vi håndterer compliance på. Systemet har skabt struktur og overblik, som har haft konkrete fordele.

Novicell

Julie Oxenvad (Legal Consultant)

Se case

Vi er glade for skiftet til .legal – det har styrket vores compliance-arbejde, gjort processerne lettere at håndtere og mere gennemsigtige, samt forbedret samarbejdet på tværs af teams,

Axel Kaufmann ApS

Julie Lundkvist Andreasen (Jurist og kundeservicechef)

Se case

.legal opdaterer løbende platformen for at sikre, at deres kunder altid kan være compliant. I vores øjne ville ethvert andet valg være et skridt tilbage.

DMJX

Kaspar Rocholz (GDPR-koordinator)

Se case

.legal har virkelig forstået, hvad det vil sige at skabe en brugervenlig og effektiv løsning. Privacy er et attraktivt produkt i forhold til pris og funktionalitet.

Min By Media

Tinna Schultz (HR-chef)

Se case

Det fungerer bare! Det er så nemt og brugervenligt, og oversigten over behandlingsaktiviteter, er genial.

NRGi

Mette Mühlendorph (Compliace Specialist)

Se case

Implementeringen af .legal har gjort en forskel i den måde, vi håndterer compliance på. Systemet har skabt struktur og overblik, som har haft konkrete fordele.

Ofte stillede spørgsmål om databehandleraftaler

Findes der et register over databehandleraftaler i .legal?

Ikke som et objekt med det navn, og det siger vi hellere, end at I finder ud af det på en demo. Det, der findes i stedet, er to veje til det samme resultat, og begge ender i en liste, I kan filtrere. Med Kontraktstyring er hver aftale en kontrakt, så I kan trække en liste over alle aftaler, deres vilkår og hvem de er indgået med. Uden Kontraktstyring er aftalen et dokument på leverandøren, og så bygger I listen på jeres juridiske enheder i stedet. Uanset hvad findes aftalen én gang, og listen er jeres at forme frem for en rapport, vi rækker jer.

Hvordan ser vi, hvilke databehandlere vi ikke har en aftale med?

I bygger listen. Hver leverandør ligger i platformen som en juridisk enhed med en type, så I trækker dem frem, der er markeret som databehandlere, og sætter aftalen ved siden af. De rækker, der står tomme, er de databehandlere, ingen er nået til endnu. Det er hele grunden til at bygge listen, og det er også derfor vi beskriver, at I bygger den, frem for at vi leverer den, for hvad der skal stå i kolonnerne afhænger af, hvordan I har sat jer op.

Vi har ikke Kontraktstyring. Kan vi stadig gøre det her?

Ja, og det her er den ærlige version frem for et salgssvar. Læg aftalen op som et dokument på leverandøren, under en dokumenttype I selv opretter, databehandleraftale. Dokumentet er versionsstyret og kan markeres aktivt eller ej, så den gældende er til at få øje på. Der er mindre metadata på et dokument end på en kontrakt, så den liste I bygger, bærer færre detaljer. Funktionen er den samme, også når I skal henvise til aftalen fra et aktiv eller en behandlingsaktivitet.

Skal vi hænge aftalen på hver eneste behandlingsaktivitet, der bruger den databehandler?

Nej. Aftalen registreres én gang, og alt andet henviser til den. På et aktiv eller en behandlingsaktivitet henviser I til aftalen som dokumentation for, at der er en med den databehandler, i stedet for at lægge filen op igen. Det er det, der gør en ændring til én rettelse. Ret aftalen det sted, den bor, og alle henvisninger til den er opdaterede.

Hvad sker der, når en databehandler tager en ny underdatabehandler ind?

I hører det fra databehandleren, typisk på mail, og så registrerer I underdatabehandleren på den leverandør. Der spørger platformen, om den nye underdatabehandler skal føres videre til de steder, I allerede bruger leverandøren, og den udfylder dem, når I siger ja. Der bliver ikke skrevet noget, før I gør. Vi går ikke ind i jeres dokumentation på jeres vegne, og der kommer ikke noget ind i platformen udefra, så platformen får først besked om ændringen, når I giver den.

Hold fortegnelsen altid revisionsklar

Kan vi vise en revisor, hvordan en aftale er endt med at stå, som den gør?

Til en vis grad, og det er værd at vide, hvor grænsen går. Hver juridisk enhed har en fuld ændringshistorik, der registrerer hvad der blev ændret, dato og tidspunkt, hvem der gjorde det, og værdien før og efter. En databehandler, I holder op med at bruge, deaktiveres i stedet for at blive slettet, så historikken bliver stående. Uanset hvilken vej I gik, beholder selve aftalen sine versioner, så en afløst aftale stadig ligger bag den gældende. Det, ingen af delene fortæller jer, er hvorfor en bestemt bestemmelse blev forhandlet, som den blev, for den samtale foregik uden for platformen, og vi peger hellere på hullet end dækker over det.

Kan vi bede en databehandler om aftalen gennem platformen?

Ja, med Leverandørstyring. I designer selv et spørgeskema, der både beder om svar og om konkrete dokumenter, aftalen iblandt, og sender det til databehandleren. De åbner et link i deres egen indbakke, uden at oprette en bruger og uden at installere noget, og det de lægger op, lander på den leverandør. Den grundlæggende kortlægning af, hvilke databehandlere I bruger, ligger i databeskyttelsesmodulet. Det at føre aktivt tilsyn med dem er den del, der kræver Leverandørstyring, og det siger vi hellere med det samme end til sidst på en demo.

Lav due diligence på jeres leverandører

Kan vi søge inde i en indscannet aftale?

Med tilkøbet Document Search og OCR, ja. Scanninger, fotograferede dokumenter og billeder med tekst i bliver læst ved upload, så de kan søges sammen med dokumenter, der allerede har et tekstlag, og et resultat viser versionen, hvor dokumentet ligger, det sted teksten matcher, og sidetallet. To forbehold er værd at have med, før I planlægger efter det. Det er et tilkøb og ikke noget, ethvert miljø har, og et resultat foldes ud til de første ti træf i et dokument, før I skal åbne selve filen.

Kan vi lægge hele vores arkiv af aftaler ind på én gang?

Ikke som en samlet upload, og det siger vi hellere, end at I planlægger efter det. Aftalerne lægges ind én ad gangen. Til gengæld kan vi lægge det ind, I kan trække ud i et regneark, som en del af opstarten, frem for at I selv skal taste det hele. Tag det op, når I booker demoen, for hvor meget der skal flyttes, ændrer svaret.

Siger platformen til, når en aftale skal fornys?

Hvis aftalen er en kontrakt, ja. Hver kontrakt kan have en slutdato og en varsling et valgt stykke tid før, sendt på mail til den, der er ansvarlig for kontrakten, og den udløbsvarsling er indbygget i kontrakter og slås til pr. kontrakt. Pligter I selv definerer, fx et årligt tilsyn med databehandleren, er tilkøbet Obligations, og hver enkelt bliver til en opgave med en frist hos en navngiven kollega. Der er ikke noget, der starter et ur, fordi en databehandler sender jer noget, for der kommer ikke noget ind udefra.

Kontraktstyring med forpligtelser og fornyelser