Fra Excel til Effektivitet: GDPR-compliant med digitalt værktøj

Selvom Molecule Consultancy er en mindre virksomhed med 25 ansatte, har de formået at løfte GDPR-opgaven uden at have ressourcerne til en dedikeret specialist. De er gået fra at jonglere diverse Excel-ark og optegnelser af forretningsgange til at håndtere alt GDPR-relateret arbejde i et samlet system. Det giver dem ro i maven, at deres GDPR-compliance er dokumenteret ét sted, samtidig med at systemet løbende notificerer dem om, hvilke opgaver det er tid til at tage fat på.

Det er afgørende for Molecule Consultancy at være GDPR-compliant og have orden i penalhuset. Deres kunder spørger ofte ind til deres håndtering og overholdelse af GDPR-lovgivningen, og der er derfor vigtigt at kunne forsikre og dokumentere overfor kunden, at gældende lovgivning bliver overholdt.

Fra ineffektive Excel-ark til struktureret dokumentation

I starten forsøgte de sig med diverse Excel-ark, men mistede hurtigt det store overblik. Desuden var Excel-løsningen både for ineffektiv og risikofyldt:

”Det er vanskeligt med et excelark at sikre at få alle forhold med – både i relation til arbejdsprocesser og systemer og ikke mindst lovhjemler. Så vi blev ret hurtigt enige om, at et system ville være af stor værdi hos os.” fortæller HR & Operational Manager Nanna Rodian Christensen. Valget faldt på .legal’s GDPR-platform Privacy.

Implementeringen af en GDPR-platform har givet dem mulighed for at dokumentere og administrere deres behandling af personoplysninger på struktureret vis. Platformen er med til at sørge for, at de er ajour med lovgivningen inden for området, samt at de løbende får opdateret databehandleraftaler, samtykker mv. Et vigtigt argument for at finde et system til håndteringen var også, at et system ikke alene kan bruges til at dokumentere compliance, men også er med til at holde dem til ilden i arbejdet med GDPR. Systemet er nemlig designet med en forståelse af, at GDPR ikke kan betragtes som en statisk opgave, der blot kan afsluttes og gemmes væk. I stedet opfordrer det til en kontinuerlig, iterativ tilgang, hvor GDPR-overholdelse ses som en dynamisk proces.

Nanna fremhæver desuden, at det giver dem ro i sindet at vide, der er styr på processerne og dokumentationen, hvis tilsynsmyndighederne skulle banke på døren. Og vigtigst af alt, at kunne dokumentere overfor deres kunder, at de overholder den gældende lovgivning.

Onboardingprocessen og den indbyggede hjælp i platformen

Det har været nødvendigt at lægge en indledende indsats ift. at få oprettet alle behandlingsaktiviteter i systemet. Dog mener Nanna absolut ikke, det har været spild af tid:

”Oprettelsen af behandlingsaktiviteter, ser jeg, som en af de vigtigste opgaver, da det er med til at give et overblik over forretningsgange og -processer, som også kan være meget anvendelig i alle mulige andre sammenhænge.”.

Desuden påpeger Nanna, at der er gode videoguides til hvert step, samt at de branchespecifikke skabeloner har lettet det indledende arbejde betydeligt.

Funktioner der bidrager til at gøre GDPR-opgaverne lettere

Èn af de funktioner, som Molecule Consultancy har haft mest glæde af, er det indbyggede årshjul. Årshjulet er med til løbende at minde om, hvilke opgaver der skal tages fat på. På den måde bliver ingen opgaver glemt i en travl hverdag – hvor GDPR-opgaverne typisk ikke har førsteprioritet. Med årshjulet bliver det løbende sikret, at GDPR-arbejdet fortsætter, og at reglerne på området bliver overholdt:

”At have platformen som GDPR-arbejdsredskab, gør uden tvivl opgaverne meget lettere. Uden den ville vi ikke vide, hvor vi skulle begynde eller slutte. Nu får vi løbende remindere om de opgaver, der skal tages fat på, og vi ved, vi altid har styr på GDPR.”

En anden funktion der vækker stor glæde hos Nanna, er muligheden for at kunne uddelegere opgaver til øvrige medarbejde direkte fra platformen:

”Det gør for det første, at hele arbejdet ikke ligger et sted (hos mig), og for det andet, at forståelsen for GDPR bliver implementeret ud i organisationen.”.

Samarbejdet med .legal

I samarbejdet med .legal har Molecule Consultancy fundet .legals’s supportteam tilgængeligt og hjælpsomt. Der har været nogle enkelte gange, hvor de har været usikre på, hvordan de skulle håndtere et særligt forhold, og i disse tilfælde har det været rart at kunne kontakte supporten og få den nødvendige vejledning.

Nanna fremhæver også, at platformen har udviklet sig i overensstemmelse med deres behov og feedback:

”Vi har løbende i processen kommet med ønsker til tilføjelser og forbedringer af funktioner, som der er blevet lyttet til og implementeret. Det er rart, at der fra .legal's side bliver lyttet til brugerne, og der kommer nyhedsbrev ud, når der er sket en opdatering.”.