Denne release giver dig stærkere søgemuligheder, en mere fleksibel opsætning af rammeværker og en enklere håndtering af overførsler til tredjelande. Uanset om du søger i tusindvis af dokumenter, opsætter nye compliance-rammeværker eller håndterer overførsler til tredjelande, giver opdateringerne dig mere kontrol i dit daglige compliance-arbejde.
Avanceret dokumentsøgning (tilkøb: Dokumentsøgning & OCR)
For nylig lancerede vi vores funktion til dokumentsøgning og OCR (læs mere her). Nu har vi udvidet tilkøbet, så det bliver endnu nemmere at finde præcis de dokumenter, du har brug for, på tværs af hele compliance-platformen – og at eksportere listerne.
Du åbner den avancerede søgning via søgeikonet yderst til højre i den globale søgelinje. Den avancerede dokumentsøgning fungerer på to måder:
Tekstbaseret søgning
Søg efter bestemte ord i dokumenternes indhold, præcis som i den eksisterende søgefunktion. Resultaterne viser, hvor ordet optræder. Du kan bruge de samme avancerede søgemuligheder som i den globale søgelinje: præfikssøgning, frasesøgning og boolsk søgning. Læs mere om søgemetoderne i vores tidligere release note. Søgeresultaterne viser følgende oplysninger:
- Område (kontrakt, politik, behandlingsaktivitet, aktiv osv.)
- Navn (kontraktens navn, politikkens navn osv.)
- Ansvarlig (den ansvarlige for enheden, fx kontraktansvarlig)
- Dokumentnavn (filens navn)
- Dato (oprettelsesdato)
- Version (dokumentets versionsnummer. Hvis flere versioner af et dokument matcher søgningen, vises hver version på sin egen række)
- Indhold (uddrag af teksten, hvor dit søgeord optræder)
- Adgang (se eller download dokumentet)
Avanceret filtrering
Filtrér dokumenter uden at skrive et søgeord. Du kan afgrænse resultaterne efter:
- Område (kontrakt, politik, behandlingsaktivitet, aktiv osv.)
- Navn (en bestemt kontrakt, politik osv.)
- Ansvarlig (den person, der er ansvarlig for enheden, fx kontraktansvarlig)
- Dokumentstatus (aktiv, kladde eller arkiveret)
- Dokumenttype (bilag, databehandleraftale, videregivelsesaftale osv.)
- Aftaleparter (kun relevant for kontraktdokumenter)
Kombinér tekstsøgning med filtre for at finde præcis det, du leder efter, eller brug filtrene alene til at gennemse dokumenter efter kategori.
Eksportér dine resultater
Eksportér søgeresultaterne direkte fra brugerfladen. Klik på eksportknappen, når du har kørt din søgning, så modtager du inden for få minutter en e-mail med de eksporterede data.
Opret rammeværker uden opgaver
Du har nu større fleksibilitet, når du opsætter compliance-rammeværker. Når du opretter et nyt rammeværk ud fra vores skabeloner, kan du vælge først at oprette kontrolstrukturen og tilføje opgaverne senere.
Når du opretter et rammeværk ud fra en skabelon, ser du et nyt afkrydsningsfelt øverst: "Opret kontroller med opgaver".
- Feltet er markeret: Alle kontroller oprettes med deres foruddefinerede opgaver
- Feltet er ikke markeret: Alle kontroller oprettes uden opgaver (du kan tilføje dem senere)
Det giver dig frihed til først at opsætte strukturen i dit rammeværk og planlægge implementeringen af opgaverne i dit eget tempo.
Rammeværk fra skabelon uden opgaver:
Når du vælger at oprette et rammeværk uden opgaver:
- Alle valgte kontroller oprettes, men vises let nedtonet, så du kan se, at de ikke har tilknyttede opgaver
- Du skal ikke angive frister for opgaver under opsætningen
- Du skal ikke vælge koncernselskaber fra start
Tilføj opgaver, når du er klar:
Når dit rammeværk er oprettet, kan du tilføje opgaver til de enkelte kontroller efter behov:
- Gå til en kontrol i dit rammeværk
- Klik på "Tilføj opgave fra kontrolskabelon"
- Angiv fristen, og vælg koncernselskaber
- Opret opgaven
Systemet forhindrer automatisk dobbelte opgaver. Findes der allerede en opgave for de valgte koncernselskaber og skabelonen, bliver kontrollen linket til den eksisterende opgave i stedet for at oprette en ny. Det holder dit rammeværk overskueligt og sparer dig for dobbeltarbejde.
Funktionen giver dig bedre kontrol over implementeringen af rammeværket: Du bygger strukturen først og indfaser opgaverne i takt med organisationens prioriteter og kapacitet.
Tredjelandsindstillinger på juridiske enheder
Når en juridisk enhed ligger i et tredjeland, kan du konfigurere særlige indstillinger for overførsler direkte på enheden.
Sådan finder du indstillingerne
- Gå til den juridiske enhed
- Klik på redigeringsikonet øverst til højre
- Vælg "Tredjelandsindstillinger"
Det kan du konfigurere
Transfer impact assessment (TIA): Angiv, om der er behov for en TIA for denne enhed.
Krav til overførselsgrundlag: Angiv, om der kræves et overførselsgrundlag, og vælg det relevante beskyttelsesniveau.
Konkret overførselsgrundlag: Vælg det gældende overførselsgrundlag (fx SCC – GDPR art. 46, stk. 2, litra c). Når du vælger et overførselsgrundlag, kan du få det anvendt automatisk på alle eksisterende overførsler, hvor den juridiske enhed er databehandler eller underdatabehandler.
Lav dine egne oversigter
Med tilkøbet Custom Lists kan du lave en liste over alle juridiske enheder og deres tilknyttede overførselsgrundlag. Det gør det nemt at bevare overblikket over dine internationale dataoverførsler og sikre, at compliance-dokumentationen er komplet.
Har du feedback?
Vi vil meget gerne høre fra dig! Din feedback hjælper os med hele tiden at forbedre platformen. Tøv ikke med at kontakte vores supportteam med dine tanker, spørgsmål eller forslag. 🚀
.png?width=352&height=198&name=Feature%20image%20assets%20(1).png)
.png?width=352&height=198&name=Feature%20image_AI%20quality%20scan%20(1).png)
.png?width=352&height=198&name=Features%20image%20AI%20Administration%20(1).png)
.jpeg?width=131&height=26&name=right_people_logo%20(1).jpeg){kind=small}
.jpg?width=58&height=26&name=Praktiserende%20L%C3%A6gers%20Organisation%20(1).jpg){kind=small}
.jpg?width=108&height=26&name=finans%20danmark%20(1).jpg){kind=small}
.jpg?width=89&height=26&name=klasselotteri%20(1).jpg){kind=small}
.png?width=34&height=26&name=bws_shipping_rgb%20-%20Kopi%20(2).png){kind=small}
.jpeg?width=135&height=26&name=AH%20industries%20(1).jpeg){kind=small}
.jpg?width=225&height=26&name=KAUFMANN%20(1).jpg){kind=small}
