Vi er glade for at kunne introducere "Interne vurderinger" som en ny funktion i vores leverandørstyrings- og brugerdefinerede auditmodul i Privacy. Denne forbedring giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede vurderingsskabeloner og distribuere dem til dine kolleger til besvarelse. Brug den til at gennemføre en række vurderinger, såsom DPIA, PIA eller interne politikcompliance-tjek.
Opret interne vurderingsskabeloner
Vi har forbedret vores leverandørstyrings- og brugerdefinerede auditmodul i Privacy til nu også at inkludere muligheden for at oprette interne vurderinger og distribuere dem til dine kolleger. For at komme i gang skal du gå til "Indstillinger" og navigere til "Administrer audits og vurderinger" og derefter vælge "Opret ny skabelon". Angiv et internt navn, tilføj en beskrivelse og specificer compliance-området/områderne. I dropdown-menuen "Type" vælger du "Intern". Dette indikerer, at skabelonens tilsigtede brug er til intern brug i din virksomhed og ikke til distribution til eksterne parter. Endelig kan du vælge, om skabelonen skal inkludere en score baseret på kontaktpersonens svar. 
Du er nu klar til at begynde at oprette din skabelon. For detaljerede instruktioner om oprettelse af vurderinger/audits, se venligst vores tidligere blogindlæg her. Når du har færdiggjort din skabelon, skal du huske at aktivere den.
Send interne vurderinger
For at sende din skabelon ud skal du gå til "Interne vurderinger" under menupunktet "Audits og vurderinger". Vælg nu "Send vurdering" og angiv et vurderingsnavn (f.eks. navnet på den specifikke DPIA), tilføj en beskrivelse og vælg den skabelon, du vil sende. Kun vurderinger med status "Aktiv" vil fremgå i dropdown-menuen.
Tilføj derefter den ansvarlige, der skal besvare vurderingen. I dropdown-menuen kan du vælge blandt de kontaktpersoner, der er oprettet under fanen "Kontaktpersoner" på dine koncernselskaber. Du kan kun se kontaktpersoner for de koncernselskaber, du har adgang til. Vælg nu, hvem der er ansvarlig for vurderingen. Den valgte persons navn og e-mail vil fremgå i den mail, der sendes til den udpegede ansvarlige. Du skal også vælge en deadline for besvarelse af vurderingen. Deadlinen vil fremgå i den mail, der sendes til den ansvarlige.
Klik på "Næste" i bunden af dialogen og vælg, om vurderingen skal sendes på vegne af hele koncernen eller et enkelt koncernselskab. Navnet på hele koncernen eller det valgte koncernselskab vil fremgå som afsender i den mail, der sendes til den ansvarlige. Hvis det vælges, at vurderingen skal sendes fra hele koncernen, vil alle brugere have adgang til den i oversigten over interne vurderinger. Hvis derimod et koncernselskab vælges som afsender, vil kun brugere med adgang til det valgte koncernselskab have adgang til vurderingen i oversigten. Hvis en bruger kun har adgang til ét koncernselskab, vises dette trin ikke, og vurderingen sendes fra det pågældende koncernselskab.
Oversigt over interne vurderinger
Når en vurdering er sendt, kan du se den i oversigten over interne vurderinger. Her har du overblik over alle de interne vurderinger, du og dine kolleger har sendt. I listen kan du se en status, der fortæller dig, hvor langt den ansvarlige er med besvarelsen af vurderingen.
En vurdering kan have en af følgende statusser:
- Sendt: Denne status vises, så snart vurderingen er sendt til den ansvarlige.
- Åbnet: Denne status vises, når den ansvarlige har klikket på linket til vurderingen i den modtagne mail.
- X/X: Hvis en vurdering ikke har nogen forgrening, kan du se, hvor mange spørgsmål den ansvarlige har besvaret. F.eks. 8/15.
- Indsendt: Denne status vises, når den ansvarlige har klikket "Indsend".
Du kan også holde musen over alle statusser og se, hvornår den ansvarlige sidst var aktiv.
MailnotifikationerNår den ansvarlige klikker "Indsend", modtager den ansvarlige person en mail, der informerer om, at vurderingen er indsendt. Derudover modtager den ansvarlige en mail, der bekræfter indsendelsen.
Send offentlige interne vurderinger
Du kan også oprette et offentligt link til en intern vurdering, så respondenter kan tilgå den uden at skulle tilføjes som kontaktpersoner i Privacy på forhånd. Respondenter indtaster deres navn og e-mail for at påbegynde vurderingen. Når de gør det, modtager de en mail med vurderingslinket. Hver gang en vurdering påbegyndes, vises dens detaljer i din oversigt over interne vurderinger.
Vælg først "Offentlige vurderinger" i oversigten og derefter "Opret offentlig vurdering". Navngiv den offentlige vurdering og tilføj en valgfri beskrivelse. Disse oplysninger vil være synlige på den side, hvor respondenterne indtaster deres navn og e-mail. Vælg den skabelon, de skal besvare, og tilføj en ansvarlig. Klik nu på "Næste" og vælg, hvilket koncernselskab vurderingen skal sendes fra. Den ansvarlige vil blive oprettet som kontaktperson under det valgte koncernselskab. 
Når du har oprettet den offentlige vurdering, kan du kopiere linket fra kolonnen "Offentligt link". Denne handling kopierer linket til din udklipsholder. Del linket med de respondenter, du ønsker skal besvare vurderingen.
Nu kan respondenten åbne linket og registrere sig, inden vurderingen åbnes.
Når en respondent påbegynder en vurdering, vises den i oversigten over interne vurderinger. Vurderinger sendt via et offentligt link er markeret med et særligt ikon i listen.
Vi håber, I vil nyde de nye funktioner 🎉
.jpeg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.png)
.jpeg)
.jpg)
