Fra tolv regneark til én fortegnelse

GDPR-dokumentationen findes formentlig allerede. Den ligger bare i regneark, Word-filer og et par indbakker. Eksportér det, I har, og vi strukturerer det i .legal for jer, så fortegnelsen får ét sted at bo og bliver holdt opdateret.

Ubegrænset antal brugere • Gratis onboarding og migrering • Ingen binding

Se platformen

Løse regnearksark til venstre samles langs en skinne til oprejste kort og føres ind i ét højt panel med jævne, ordnede rækker.

+400 virksomheder bruger .legal

Listen over behandlingsaktiviteter i .legal, hvor hver række viser forretningsområde, tilknyttede selskaber, aktiver, overførsler og en risikoklassifikation.

Fra regneark til én platform Sofie var Meridians versionsstyring, og det holdt op

Sofie Bruhn er koncern-DPO i Meridian Nordic. Hendes artikel 30-fortegnelse lå fordelt på tolv regneark, en mappe med Word-dokumenter og et par mailtråde, hvor de rigtige beslutninger egentlig var truffet. Hun vidste, at den ikke var opdateret. Hun kunne bare ikke sige hvor. Så hun eksporterede det hele, sendte det over, og .legal strukturerede det i platformen for hende. To uger senere havde hun én fortegnelse, og den lidt ubehagelige opgave at lukke de huller, flytningen havde gjort synlige.

Én artikel 30-fortegnelse i stedet for tolv filer, med en ændringslog bag.
Flytningen tog fjorten dage, og ingen i Meridian tastede en række ind igen.
Hullerne blev synlige, hvilket var lige dele ubehageligt og brugbart.
Gennemgange kommer nu som opgaver med en ejer, ikke som noget Sofie skal huske.

Én fortegnelse, én sandhed

Artikel 30-fortegnelsen bor ét sted, versioneret og med ændringslog, så ingen skal spørge, hvilken fil der er den rigtige.
Vi flytter det for jer

I eksporterer jeres regneark og Word-dokumenter. Vi står for struktureringen, typisk inden for to uger og uden ekstra omkostninger.
Skabeloner frem for et blankt ark

Foruddefinerede skabeloner til systemer, politikker og behandlingsaktiviteter, så I retter til frem for at finde på.
Den holder op med at blive forældet

Procesvalidering markerer, hvad der skal gennemgås, og årshjulet gør det tilbagevendende arbejde til opgaver med en ejer.

Fire næsten identiske kopier af samme dokument spredt ud i en vifte, to af dem ufærdige omrids, med en figur forbundet til den ene af dem med en tynd linje.

Fra regneark til én platform Hvad regnearket faktisk koster jer

Regneark er ikke et problem den dag, de bliver skrevet. De bliver et problem halvandet år senere, hvor filen har fire versioner, og den, der forstod den, er gået videre.

Ingen kan sige, hvilken version der er den gældende, så alle tager forbehold.
Fakta ligger hos systemejerne, så hver opdatering bliver en jagt.
Fortegnelsen var rigtig engang, og der er intet system, der siger til, når den ikke er det længere.

En rodet stak ark til venstre, og en figur ved en bred skinne, der retter kort op, så de kører videre til et ryddeligt panel med rækker til højre.

Fra regneark til én platform Eksportér det, I har, så flytter vi det

Det er den del, de fleste går og grubler over, og det er den del, vi tager. I sender det, der findes i dag. Vi matcher felterne fra jeres eksport til platformen manuelt.

Både Excel og Word er fine, også hjemmelavede strukturer.
Vi gennemgår data først, typisk på en til to arbejdsdage, og siger til, hvis noget ser tyndt ud.
Typisk færdigt inden for to uger og uden ekstra omkostninger, for det er en del af aftalen.

En behandlingsaktivitet åbnet på overførselstrinnet, som viser dens to databehandlere og fanerne for videregivelser, fælles dataansvarlige, kilder og dataansvarlige.

Fra regneark til én platform Én fortegnelse, begge roller, én eksport

Artikel 30 har to halvdele, og de fleste regneark håndterer reelt kun den ene. I .legal ligger fortegnelsen som dataansvarlig og som databehandler samme sted, bygget til de samme krav.

Artikel 30, stk. 1 som dataansvarlig og stk. 2 som databehandler, uden et system mere.
Alle ændringer registreres, så flere kollegaer kan arbejde i den samtidig.
Eksport til PDF eller Excel, når en revisor, en kunde eller tilsynet spørger.

Skabelonbiblioteket til behandlingsaktiviteter grupperet efter HR, økonomi, marketing og drift, med fire skabeloner markeret klar til at blive indlæst.

Fra regneark til én platform Skabeloner frem for et blankt ark

Et blankt dokumentationsfelt er der, hvor gode intentioner dør. I starter fra foruddefinerede skabeloner til systemer, politikker og behandlingsaktiviteter og retter derfra.

Skabeloner til det, næsten alle organisationer skal beskrive alligevel.
Besked når vi opdaterer en skabelon, så jeres ikke stille og roligt sander til.
Det er hurtigere at rette noget, der næsten passer, end at finde på det fra nul.

En risikomatrix med sandsynlighed op mod konsekvens, hvor hvert felt viser antallet af behandlingsaktiviteter, og hovedparten ligger ved lav sandsynlighed.

Fra regneark til én platform Risiko på én skala, ikke tolv holdninger

Risikovurdering i et regneark betyder tit, at den, der udfyldte feltet, selv besluttede, hvad "mellem" betød. Én fælles skala gør svarene sammenlignelige.

Vurdér hver behandlingsaktivitet ud fra et katalog af typiske trusselsscenarier.
Se hele billedet i én risikomatrix i stedet for at læse rækker.
Eksportér vurderingerne enkeltvis eller som én samlet rapport.

Et højt panel, hvor de øverste rækker er udfyldt, og de nederste stadig er tomme omrids, med en figur der holder det sidste kort, som skal placeres.

Fra regneark til én platform Rammerne er vores, vurderingen er stadig jeres

Vi giver jer strukturen, skabelonerne og et migreringsteam. Vi lader ikke som om, det gør jer compliant.

Vi flytter og strukturerer jeres dokumentation, vi udfylder ikke det, der mangler.
I beslutter, hvad jeres behandlingsaktiviteter er, og hvor risikable de er.
Fortegnelsen holdes opdateret, fordi arbejdet er planlagt og har en ejer, ikke fordi det sker automatisk.

Artikel 30-fortegnelse, begge roller

Dækker artikel 30, stk. 1 som dataansvarlig og stk. 2 som databehandler samme sted, og eksporterer til PDF eller Excel, når nogen vil se den.

Ændringslog og versioner

Alle ændringer registreres, så flere kollegaer kan arbejde i samme dokumentation, uden at nogen mister tråden.

Procesvalidering

Platformen siger til, når en behandlingsaktivitet skal gennemgås, i stedet for at I opdager det to år for sent.

Trusselskatalog og risikomatrix

Vurdér hver behandlingsaktivitet ud fra et katalog af typiske risikoscenarier, og se hele billedet i én risikomatrix.

GDPR-skabeloner

Skabeloner til systemer, politikker og behandlingsaktiviteter, med besked når vi opdaterer en, så jeres ikke sander til.

Årshjul og opgaver

Det tilbagevendende databeskyttelsesarbejde bliver planlagte opgaver med en ejer og en påmindelse, dokumenteret med fil, link eller notat.

Fra regneark til én platform Regelsæt siden dækker

Én fortegnelse, bygget til de krav, den skal leve op til.

GDPR

Det foruddefinerede GDPR-framework dækker de operationelle krav, behandlingsprincipperne, de datasubjektrettigheder og de forpligtelser, der følger jeres rolle som dataansvarlig eller databehandler, så den fortegnelse, I flytter ind, har noget at blive målt op imod.

Læs om GDPR

GDPR / Databeskyttelse

Dokumentér GDPR, hold artikel 30-fortegnelsen opdateret og vær revisionsklar, med skabeloner, risikovurdering og årshjul omkring fortegnelsen.

Udforsk GDPR / Databeskyttelse

Group Companies (tilkøb)

Giv hvert selskab i koncernen sin egen fortegnelse, mens I kan trække dokumentation på tværs af hele koncernen.

Udforsk Group Companies

Vores kunder

+400

virksomheder

+10.000

brugere

+79.000

kontrakter

+14.000

behandlingsaktiviteter

Bech-Bruun

Mikkel Friis Rossa (Partner)

.legal’s team har konsekvent udvist et engagement i innovation, samtidig med at de har været imødekommende over for vores fælles klienters behov.

Fenerum

Rasmus Boutrup (Financial Controller)

Se case

Med .legal har vi fået en mere simpel og overskuelig løsning, der passer bedre til vores behov

Lægeforeningen

Michael Berner (Advokat)

.legal har været det helt rigtige valg for os. .legal er både professionelle og imødekommende med dygtige medarbejdere.

Molecule Consultancy

Nanna Rodian Christensen ( HR & Operational Manager)

Se case

Det gør for det første, at hele arbejdet ikke ligger et sted (hos mig), og for det andet, at forståelsen for GDPR bliver implementeret ud i organisationen.

Plum Safety

Ulrik Dueholm Beckmann (QC, CM og ESG Lead)

Se case

"Fra .legal oplever vi en utrolig stor grad af fleksibilitet og velvillighed i at tilpasse features efter vores lokale behov."

Bech-Bruun

Mikkel Friis Rossa (Partner)

.legal’s team har konsekvent udvist et engagement i innovation, samtidig med at de har været imødekommende over for vores fælles klienters behov.

Fenerum

Rasmus Boutrup (Financial Controller)

Se case

Med .legal har vi fået en mere simpel og overskuelig løsning, der passer bedre til vores behov

Lægeforeningen

Michael Berner (Advokat)

.legal har været det helt rigtige valg for os. .legal er både professionelle og imødekommende med dygtige medarbejdere.

Molecule Consultancy

Nanna Rodian Christensen ( HR & Operational Manager)

Se case

Det gør for det første, at hele arbejdet ikke ligger et sted (hos mig), og for det andet, at forståelsen for GDPR bliver implementeret ud i organisationen.

Plum Safety

Ulrik Dueholm Beckmann (QC, CM og ESG Lead)

Se case

"Fra .legal oplever vi en utrolig stor grad af fleksibilitet og velvillighed i at tilpasse features efter vores lokale behov."

Novicell

Julie Oxenvad (Legal Consultant)

Se case

Vi er glade for skiftet til .legal – det har styrket vores compliance-arbejde, gjort processerne lettere at håndtere og mere gennemsigtige, samt forbedret samarbejdet på tværs af teams,

Axel Kaufmann ApS

Julie Lundkvist Andreasen (Jurist og kundeservicechef)

Se case

.legal opdaterer løbende platformen for at sikre, at deres kunder altid kan være compliant. I vores øjne ville ethvert andet valg være et skridt tilbage.

DMJX

Kaspar Rocholz (GDPR-koordinator)

Se case

.legal har virkelig forstået, hvad det vil sige at skabe en brugervenlig og effektiv løsning. Privacy er et attraktivt produkt i forhold til pris og funktionalitet.

Min By Media

Tinna Schultz (HR-chef)

Se case

Det fungerer bare! Det er så nemt og brugervenligt, og oversigten over behandlingsaktiviteter, er genial.

NRGi

Mette Mühlendorph (Compliace Specialist)

Se case

Implementeringen af .legal har gjort en forskel i den måde, vi håndterer compliance på. Systemet har skabt struktur og overblik, som har haft konkrete fordele.

Novicell

Julie Oxenvad (Legal Consultant)

Se case

Vi er glade for skiftet til .legal – det har styrket vores compliance-arbejde, gjort processerne lettere at håndtere og mere gennemsigtige, samt forbedret samarbejdet på tværs af teams,

Axel Kaufmann ApS

Julie Lundkvist Andreasen (Jurist og kundeservicechef)

Se case

.legal opdaterer løbende platformen for at sikre, at deres kunder altid kan være compliant. I vores øjne ville ethvert andet valg være et skridt tilbage.

DMJX

Kaspar Rocholz (GDPR-koordinator)

Se case

.legal har virkelig forstået, hvad det vil sige at skabe en brugervenlig og effektiv løsning. Privacy er et attraktivt produkt i forhold til pris og funktionalitet.

Min By Media

Tinna Schultz (HR-chef)

Se case

Det fungerer bare! Det er så nemt og brugervenligt, og oversigten over behandlingsaktiviteter, er genial.

NRGi

Mette Mühlendorph (Compliace Specialist)

Se case

Implementeringen af .legal har gjort en forskel i den måde, vi håndterer compliance på. Systemet har skabt struktur og overblik, som har haft konkrete fordele.

Ofte stillede spørgsmål om at komme væk fra regnearkene

Skal vi skrive det hele ind igen?

Nej. I eksporterer det, I har, og vi strukturerer det i .legal for jer. Både Excel og Word er fine. Vi gennemgår data først, typisk inden for en til to arbejdsdage, og siger til, hvis noget ser tyndt ud, før der bliver flyttet noget.

Hvor lang tid tager en migrering, og hvad koster den?

Typisk inden for to uger, afhængigt af hvor kompleks jeres dokumentation er. Det koster ikke ekstra, det er en del af aftalen. Vi har lavet over 50 migreringer, og de fleste kom fra hjemmelavede setups i Excel og Word, ikke fra en anden platform.

Hvad skal vi selv gøre?

Sørge for at dokumentationen er tilgængelig og kan eksporteres, og sætte cirka en til to timers møder af undervejs. Selve onboarding-mødet tager 45 til 60 minutter og er en gennemgang af det importerede miljø.

Vores regneark har huller. Bliver de lukket af migreringen?

Nej, og det siger vi hellere ligeud. Vi vurderer datakvaliteten og peger på hullerne, men det er stadig jer, der lukker dem. Flytningen gør hullerne synlige, og det er typisk den nyttige del.

Hvordan holdes fortegnelsen opdateret, når den først ligger derinde?

To ting gør det meste af arbejdet. Procesvalidering giver besked, når en behandlingsaktivitet skal gennemgås, og årshjulet gør de tilbagevendende aktiviteter og politikker til opgaver med en ejer og en påmindelse. Arbejdet skal stadig gøres, det afhænger bare ikke længere af, at nogen husker det.

Kan vi stadig få en eksport til revisor eller tilsynet?

Ja. Artikel 30-fortegnelsen kan eksporteres til PDF eller Excel, og risikovurderinger kan eksporteres enkeltvis eller som én samlet rapport. I en koncern kan I trække fortegnelsen for et enkelt selskab eller på tværs af koncernen.

Hvad Datatilsynet kan bede om at se

Skal alle, der skal bidrage, have en licens?

Nej. Antallet af brugere er ubegrænset, så de systemejere og kollegaer, der reelt har fakta, kan få en opgave og svare selv. Det er typisk det, der får jagten på oplysninger til at stoppe.

Vi er en koncern med flere selskaber. Gør det det mere kompliceret?

Det håndteres med tilkøbet Group Companies, hvor hvert selskab har sin egen fortegnelse, mens I kan trække på tværs af koncernen. Er det jeres største udfordring, går use casen om koncern-compliance i dybden med det.

Læs use casen om koncern-compliance

Skriver .legal vores dokumentation for os?

Nej. Vi giver jer strukturen, skabelonerne og rammerne, og vi flytter det, I allerede har, ind i dem. At beslutte hvad jeres behandlingsaktiviteter er, hvor risikable de er, og hvad jeres politikker siger, ligger stadig hos jer.

Hvad en DPO er ansvarlig for