Nye funktioner til opgavestyring: Privacy - december 2023 🎄🎁

Vi er begejstrede for at præsentere de seneste forbedringer af vores Privacy-produkt. Denne opdatering introducerer fem nye funktioner, der er omhyggeligt designet til at øge effektiviteten af dine datasikkerheds- og complianceopgaver.

Nyt design af opgavedialog
Privacy Starter · Privacy Standard · Privacy Pro

Opgavedialogen er blevet helt redesignet. I højre side af dialogen kan du ændre opgavens status. Desuden har du alle grundlæggende oplysninger relateret til opgaven: Deadline, Prioritet, Ansvarlig, Tildelte, Forretningsområder, ID og Koncernselskaber. Hvis den aktivitet, opgaven stammer fra, har en beskrivelse, vil den fremgå i venstre side. Derudover vises delopgaver fra aktiviteten. Det er også muligt at tilføje nye delopgaver og følge deres fremdrift i fremdriftsbjælken. Du kan også tilføje dokumentation til opgaven. Hvis dokumentation er påkrævet for at afslutte opgaven, vil dokumentationssektionen automatisk fremgå. Dialogen tilbyder også nogle nye funktioner, som uddybes nedenfor.

Tildel ansvarlig og medarbejdere til opgaver
Privacy Starter · Privacy Standard · Privacy Pro

Det er nu muligt at tildele en opgave til en eller flere medarbejdere i opgavedialogen. Denne funktion strømliner delegationsprocessen og giver en mere effektiv og organiseret måde at fordele ansvar i dit team. Når du har tildelt personer til en specifik opgave, sikrer Privacy rettidig kommunikation ved automatisk at udløse e-mailnotifikationer og in-app-notifikationer. Det betyder, at de tildelte personer hurtigt vil modtage en e-mail med detaljer om opgavetildelingen samt en notifikation direkte i Privacy.

Kommentarmodul på opgaver
Privacy Standard · Privacy Pro

Vores engagement i at forbedre den kollaborative oplevelse fortsætter med den seneste opdatering, der introducerer et kommentarmodul på opgaver for at forbedre kommunikationen. Du kan nu tilføje kommentarer til opgaver, hvilket skaber et miljø for diskussioner direkte i opgavegrænsefladen.

For at sikre, at du holder dig opdateret og aldrig går glip af vigtige opdateringer, har vi implementeret et valgfrit notifikationssystem for nye kommentarer på opgaver. Ved at aktivere denne funktion modtager du advarsler, enten via e-mail eller i platformen, der holder dig informeret og engageret i den igangværende information relateret til den aktuelle opgave.

Desuden forstår vi, at nogle kommentarer er mere kritiske eller kræver vedvarende synlighed. Derfor har vi introduceret muligheden for at fastgøre kommentarer. At fastgøre en kommentar betyder, at den forbliver fremhævet i opgaven og giver et hurtigt referencepunkt for vigtig information eller centrale beslutninger. Denne funktion er særligt nyttig til at fremhæve vigtige opdateringer, handlingspunkter eller enhver information, der kræver vedvarende opmærksomhed. Fastgjorte kommentarer vil også fremgå af opgavehistorikken. 

Historiske kommentarer på opgaver
Privacy Standard · Privacy Pro

Denne release inkluderer også et historisk spor for kommentarer, der er blevet fastgjort på tidligere opgaver inden for samme aktivitet. Hvis du f.eks. har en tilbagevendende opgave to gange om året, vil den anden opgave vise fastgjorte kommentarer fra den første opgave. Denne historiske kontinuitet giver værdifuld kontekst, der giver teammedlemmer mulighed for at tilgå og referere til tidligere diskussioner, beslutninger og indsigter forbundet med den pågældende opgave.

Relaterede aktiviteter og opgaver 
Privacy Standard · Privacy Pro

Aktiviteter kan nu relateres til andre aktiviteter i årshjulet. Det betyder, at aktiviteter kan forbindes strategisk, hvilket fremmer et omfattende overblik over relationerne mellem dem. Relaterede aktiviteter vises i årshjulslisten samt på selve opgaven. Det kan f.eks. give mening at relatere opgaverne "Udfør audits af databehandlere" og "Udfør audits af underdatabehandlere". 

Desuden strækker relationerne mellem aktiviteter sig ud over årshjulet til opgaveniveau. I opgavedialogen har du fleksibilitet til at relatere opgaver til hinanden. Denne koblingsmulighed giver dig mulighed for at etablere forbindelser mellem specifikke opgaver og dermed give detaljeret indsigt i afhængighederne i din arbejdsgang.

Vi håber, I vil nyde de nye funktioner 🎉

Få det fulde overblik over disse og alle eksisterende funktioner her.