Denne version indeholder betydelige forbedringer af kontraktstyring og aktivitetsplanlægning, der er designet til at strømline dine compliance-arbejdsgange. Fra standardiserede forpligtelsesskabeloner til forbedret dokumentorganisering og fleksibel aktivitetsplanlægning giver disse opdateringer større kontrol og konsistens på tværs af dine aktiviteter i platformen.
Tidligere i juni udgav vi Forpligtelser på kontrakter. Læs mere her: Nye funktioner i kontraktstyring.
Vi har udvidet funktionerne, så du nu kan oprette standardforpligtelsesskabeloner til konsekvent brug på tværs af flere kontrakter, hvilket strømliner din kontraktstyringsproces. Standardskabeloner sikrer konsistens på tværs af kontrakter og sparer tid på gentagen oprettelse af forpligtelser. Du kan opretholde standardiserede compliance-krav, mens du stadig har fleksibiliteten til at tilpasse individuelle forpligtelser efter behov.
Oprettelse af skabeloner til forpligtelser
Gå til Indstillinger > Administrer stamdata > Forpligtelsesskabeloner, og vælg "Opret forpligtelsesskabelon". Udfyld følgende felter:
Klik på "Opret" for at gemme din skabelon.
Skabelonen kan nu ses på listen over forpligtelsesskabeloner:
Tilføjelse af skabeloner til kontrakter
Hvis du vil anvende en skabelon på en kontrakt, skal du åbne den kontrakt, du vil tilføje forpligtelsen til, og åbne fanen med forpligtelser.
Klik på knappen "Tilføj fra skabelon" på listen. Vælg den ønskede skabelon i dialogen, og klik på "Næste". Udfyld oprettelsesflowet, og klik på "Tilføj".
Forpligtelsen vil nu blive tilføjet til din kontrakt med alle de foruddefinerede indstillinger fra skabelonen.
Du skal bruge tillægsmodulet Obligations for at få adgang til funktionen. Hvis du er en eksisterende kunde, kan du komme i gang med det samme ved at gå til Min konto > Se din plan > Trin 2: Tilføjelser.
Har du brug for hjælp? Tag kontakt til din Customer Success Manager eller vores supportteam – vi er her for at hjælpe.
Denne funktion giver brugerne mulighed for at udpege et dokument på hver kontrakt som det primære eller vigtigste dokument på dokumentlisten. Hoveddokumentet placeres altid øverst på dokumentlisten. Det vises med et fastgjort ikon og en lyslilla baggrund for at skelne det fra de andre dokumenter.
For at indstille et dokument som hoveddokument på en kontrakt skal du gå til kontrakten og åbne fanen Dokumenter. Klik på overløbsmenuen på det ønskede dokument (de tre grønne prikker), og vælg "Sæt som hoveddokument".
Denne funktion strømliner dokumentorganisationen ved at sikre, at det vigtigste dokument altid vises tydeligt og er let tilgængeligt.
Vi introducerer en ny fane på kontrakter ved navn Relaterede kontrakter. Denne funktion hjælper dig med at se og administrere relaterede kontrakter. Den gør det også lettere at spore afhængigheder, fornyelser, ændringer og andre kontraktforhold i din organisation.
Vigtige fordele:
Håndtering af relationer
Gå til fanen Relaterede kontrakter på den ønskede kontrakt. Klik på "Relater kontrakt" for at åbne en rullemenu med tilgængelige kontrakter (filtreret efter dine adgangstilladelser). Vælg den kontrakt, du vil have en relation til, og klik på "Relate". Den relaterede kontrakt vises nu på listen. For at gå til den relaterede kontrakt skal du blot klikke på kontraktens titel.
Hvis du vil fjerne en relation, skal du bruge overløbsmenuen til at vælge "Fjern relation til kontrakt".
Vi forbedrer aktivitetsstyringen ved at indføre muligheden for at sætte slutdatoer for årshjulsaktiviteter og -forpligtelser. Tidligere kunne aktiviteter kun tildeles en startdato og ville fortsætte på ubestemt tid (medmindre de kun skulle udføres én gang) - nu har du fuld kontrol over aktiviteternes livscyklusser.
Når du opretter eller redigerer en aktivitet, kan du nu angive både, hvornår aktiviteten skal starte, og hvornår den skal slutte. Systemet vil respektere disse datoer, når det viser aktive aktiviteter og genererer opgaver.
Denne forbedring giver fleksibilitet til at styre både igangværende og tidsbegrænsede aktiviteter inden for samme ramme, hvilket understøtter mere sofistikeret compliance og driftsplanlægning.
Vi udvider frekvensindstillingerne for aktiviteter ved at tilføje understøttelse af uger, måneder og år. Tidligere kunne man kun angive aktivitetens gentagelse i måneder - nu har du fleksible muligheder for at matche dine nøjagtige behov for overholdelse og drift.
Aktiviteter kan nu konfigureres til at komme igen:
Systemet fastholder den nuværende standard på 12 måneder for nye aktiviteter eller forpligtelser, medmindre andet er angivet i årshjulsskabeloner eller forpligtelsesskabeloner.
Har du feedback? Vi vil meget gerne høre den - vi arbejder altid på at gøre tingene bedre. 🚀