Forbedr din revisionsproces med Privacy ved at sende tilpassede revisioner direkte til dine juridiske enheder, herunder leverandører, kunder, samarbejdspartnere osv. Denne nye funktion er en udvidelse af vores Vendor Management og Custom Audits Module. Det er nemt at oprette en revisionsgruppe og distribuere til flere juridiske enheder på én gang. Spor fremskridt, modtag statusopdateringer og få en omfattende ledelsesrapport, når du er færdig. Brug denne funktion til leverandørscreening, leverandørvurderinger, vurderinger af datasikkerhed og -beskyttelse og meget mere.
Opret Audit gruppe
En auditgruppe består af den samme audit, som sendes til flere af dine juridiske enheder på én gang. Du kan f.eks. bruge funktionen, hvis du vil sikre korrekt databehandling og tilsyn med dine databehandlere ved at sende en audit til udfyldelse. Før du opretter en auditgruppe, skal du oprette den skabelon, som dine juridiske enheder skal besvare. For detaljerede instruktioner om oprettelse af vurderinger/audits, se venligst vores tidligere blogindlæg her: Leverandørstyring og audits. Når du har færdiggjort din skabelon, skal du ikke glemme at aktivere den.
Nu er du klar til at oprette en auditgruppe. Gå til menupunktet "Audits & Vurderinger" og vælg "Eksterne audits". Klik på "Opret auditgruppe". Giv din auditgruppe et navn, og tilføj en beskrivelse (valgfrit). Vælg, hvilken audit du vil sende. I dropdown-menuen kan du vælge mellem alle aktive eksterne audit-skabeloner. Du skal også vælge den person, der skal være ansvarlig for auditgruppen. Den valgte persons navn og e-mail vil blive inkluderet i den e-mail, der sendes til de udpegede kontakter. Vælg derefter fristen for besvarelse af revisionen. Kontaktpersonen vil stadig kunne indsende revisionen efter fristen, så den er kun til formalisering. Fristen vil fremgå af den e-mail, der sendes til de udpegede kontaktpersoner.
Klik på "Næste" i bunden af dialogen, og vælg, om revisionen skal sendes på vegne af hele koncernen eller et enkelt koncernselskab. Navnet på hele gruppen eller det valgte koncernselskab vil fremgå som afsender i den e-mail, der sendes til respondenten. Hvis det vælges, at revisionen skal sendes fra hele gruppen, vil alle brugere have adgang til den i revisionsoversigten. Hvis der derimod vælges et koncernselskab som afsender, er det kun brugere, der har tilladelse til det valgte koncernselskab, der har adgang til revisionen i oversigten. Hvis en bruger kun har adgang til ét koncernselskab, vil dette trin ikke blive vist, og revisionen vil blive sendt fra det pågældende koncernselskab.
NĂĄr du har gjort det, skal du klikke pĂĄ "Opret kladde".
Audit gruppe: Kladde
Nu er du klar til at vælge de juridiske enheder, som du vil sende din revision til. Brug filtrene til at finde de juridiske enheder, og marker afkrydsningsfelterne ud for de ønskede.
Når du har valgt de juridiske enheder, kan du vælge den specifikke kontaktperson, der skal modtage revisionen. De kontakter, du kan vælge mellem i rullemenuen, er dem, du har oprettet under fanen "Kontakter" på den juridiske enheds side. Kontaktpersonens rolle er angivet i parentes efter navnet, og du kan se deres e-mailadresse ved at holde musen over deres navn. Du har også mulighed for at oprette en ny kontakt direkte fra dropdown-menuen ved at klikke på "Opret ny".
Endelig kan du angive, om revisionen skal besvares i forhold til et eller flere specifikke aktiver. Du behøver ikke at vælge nogen aktiver for at kunne sende audits.
Når du har valgt de juridiske enheder, skal du klikke på "Send audits". Der vises en oversigt, før revisionerne sendes.
Overblik over audit grupper
Når revisionerne er sendt, vil revisionsgruppen blive vist i oversigten over eksterne revisioner. Denne oversigt giver en kortfattet statusoversigt, der viser antallet af juridiske enheder, som auditten er sendt til, hvor mange der har åbnet den, hvor mange der har indsendt den, og hvor mange der er blevet udelukket fra at svare. Derudover viser en statuslinje, hvor tæt du er på at få hele revisionsgruppen til at gennemføre revisionen.
Bemærk, at audits, der er udstedt fra den enkelte juridiske enhed, ikke vises på listen nedenfor. Hvis du vil tilføje en audit, der er sendt direkte fra en juridisk enhed, til listen, kan du gøre det fra audit-fanen på den juridiske enhed. Vælg "Tilføj til revisionsgruppe" i menuen (de tre grønne prikker) på revisionen. Revisioner, der er igangsat via "Eksterne revisioner", vises dog automatisk på revisionslisten for den enkelte juridiske enhed.
Audit grupe: Igangværende
Når den sendes ud, ændrer auditgruppen status til "I gang". Listen giver dig mulighed for at holde styr på audits, og hvor langt kontaktpersonerne er med at besvare auditten. Se status, risikoniveau, score, auditrapport, og hvornår der sidst blev sendt en påmindelse. Du kan også skrive en note til hver audit, du har sendt. Du kan f.eks. skrive, hvis du har indgået en bestemt aftale med en af de juridiske enheder i auditgruppen.
Fra overløbsmenuen kan du også lukke en audit, hvis den af en eller anden grund ikke skal besvares alligevel. Du kan også ændre kontaktpersonen for en audit, hvis auditten blev sendt til den forkerte kontaktperson. Informationsmailen vil automatisk blive sendt til den nye kontakt.
Påmindelser sendes automatisk efter 7 dage, 14 dage, 21 dage og så videre, indtil revisionen er indsendt (eller lukket). Du kan også sende en påmindelse manuelt fra overløbsmenuen.
NĂĄr alle audits er indsendt eller lukket, skifter auditgruppen status til "Afsluttet". Hvis din audit havde en score aktiveret, kan du nu se et overordnet risikoniveau og en score for hele auditgruppen. Du kan ogsĂĄ se risikoniveauet og scoren for hver enkelt afsluttet audit. Desuden kan du se og downloade ledelsesrapporten.
Tilføj juridisk enhed til auditgruppe
Hvis en revisionsgruppe har status "I gang" eller "Afsluttet", kan du stadig tilføje en juridisk enhed til gruppen. Det gør du ved at klikke på redigeringssymbolet i øverste højre hjørne og vælge "Tilføj juridisk enhed". Vælg den eller de juridiske enheder, du vil føje til revisionsgruppen, og klik på "Send". De nye enheder vises nu på listen.
Bemærk, at hvis du tilføjer en juridisk enhed til en revisionsgruppe, der allerede er afsluttet, vil revisionsgruppens status vende tilbage til "I gang".
Ledelsesrapport
Formålet med ledelsesrapporten er at give et omfattende overblik over dine respondenters risikoniveau. Respondenterne har svaret på en række spørgsmål, som ligger til grund for de automatisk beregnede risikoniveauer og scorer - hvis score er aktiveret i skabelonen. Desuden skaber rapporten et overblik over den enkelte respondents svar på et overordnet risiko- og sektionsniveau.
Ledelsesrapporten består af følgende:
Resumé
Figur 1: Fordelingen af de overordnede risikoniveauer
Figur 2: Den gennemsnitlige score for hver sektion (kun synlig, hvis revisionen er opdelt i sektioner)
Oversigt over individuelle respondenter:
Afsluttet
Igangværende
Udelukket
Du kan få adgang til ledelsesrapporten løbende, så den kan fungere som en statusrapport, mens auditgruppen stadig er i gang. Når alle revisioner i revisionsgruppen er indsendt eller ekskluderet, vil du have den fulde ledelsesrapport.
Ledelsesrapporten kan ses i browseren eller downloades som PDF.
Vi håber, at du vil nyde de nye funktioner 🎉.