Med denne release får du Processer, et nyt sted til at dokumentere forretningsprocesser, der rækker ud over GDPR, for eksempel processer knyttet til NIS2 eller DORA eller hverdagsprocesser som onboarding af nye medarbejdere. Vi har også givet behandlingsaktiviteterne et nyt look, så de fungerer på samme måde som resten af platformen. Derudover kan du nu bygge dine egne formler i beregnede felter, tilføje flere modtagere på audits og skjule de menupunkter, din organisation ikke bruger.
Processer indgår i alle betalte planer, og på den gratis plan kan du oprette op til fem processer. For at oprette dine egne processkabeloner skal du have tillægsmodulet Skabeloner og Custom Inputfelter. Risikovurderinger af processer kræver tillægsmodulet Enterprise Risk Management.
Processer er et nyt punkt i hovedmenuen, bygget til at dokumentere de forretningsprocesser, din organisation har.
Behandlingsaktiviteter er bygget op om GDPR, og delinger og din fortegnelse hænger tæt sammen med dem. Det gør dem til det rigtige sted for personoplysninger, men ikke til et naturligt sted for andre slags processer. Så i stedet for at strække behandlingsaktiviteterne til at dække alt har vi givet de processer deres eget sted, med skabeloner du kan tilpasse til jeres behov.
Behandlingsaktiviteterne bliver, hvor de er. Når en proces involverer personoplysninger, kan du knytte de relevante behandlingsaktiviteter til den, så du har det fulde billede samlet ét sted.
Afhængigt af hvordan du bruger platformen, har du måske kun brug for den ene af de to. I så fald kan du skjule den anden i hovedmenuen, som beskrevet under Skjul de menupunkter, du ikke bruger, længere nede.
Hver proces bygger på en skabelon, og vores standardprocesskabelon er klar til brug fra start. Med tillægsmodulet Skabeloner og Custom Inputfelter kan du også oprette dine egne processkabeloner med dine egne felter under Processkabeloner i Indstillinger, ligesom du kan for kontrakter, aktiver og juridiske enheder.
I hver skabelon bestemmer du, hvilke felter der er obligatoriske. Du kan også gøre et felt påkrævet ved oprettelse, så det skal udfyldes, før processen overhovedet kan oprettes.
Med skabelonerne vælger du også, hvilke trin en proces består af, og i hvilken rækkefølge. Under Administrer trin kan du trække trinene i den rækkefølge, der passer dig, og redigere eller slette dem. I dine egne skabeloner kan du også tilføje nye trin. Proces og Adgang er altid med.
Når du opretter en proces, fører et guidet flow dig igennem trinene i dens skabelon. Standardprocesskabelonen har seks:
Når en proces er sat op, samler dens overbliksside de vigtigste oplysninger. Du ser skabelon, status, ejer, forretningsområder, compliance-områder, tags og risikoniveau sammen med de tilknyttede aktiver, juridiske enheder og behandlingsaktiviteter. Fanerne øverst fører dig til hver del af processen, og under resuméet er der faner for dokumenter, adgang og opgaver.
Listen over processer viser skabelon, forretningsområder, ejer og status for hver proces, så du hurtigt kan se, hvilke der er aktive, og hvilke der stadig er kladder. Den har de samme filtre, kolonnevalg, gemte visninger og den samme eksport, som du kender fra kontrakter, aktiver og juridiske enheder.
Processer spiller også sammen med risikomodulet. Du kan risikovurdere en proces, og dens risikoniveau for hvert risikoområde vises på overblikket. Processer indgår også i relationsgrafen, så du kan se, hvordan de hænger sammen med de aktiver, juridiske enheder og behandlingsaktiviteter, der ligger bag.
Behandlingsaktiviteter ser nu ud og fungerer som resten af platformen. Behandlingsaktiviteter, delinger og din fortegnelse lå tidligere under et fælles menupunkt. Nu har de deres eget sted i hovedmenuen med en fane til hver øverst på siden.
Listen fungerer nu som de andre lister i platformen. Du kan filtrere den, vælge hvilke kolonner der skal vises, gemme dine egne visninger og eksportere det, du ser. Vi har også tilføjet en række standardvisninger, så du kommer godt fra start. De erstatter de gamle standardlister.
Knapperne til at oprette en behandlingsaktivitet og åbne kataloget er flyttet fra bjælken øverst på siden op i højre hjørne. Det giver mere plads, så du kommer hurtigere til dit indhold, især på en mindre skærm. Vi har lavet den samme ændring på de andre oversigtssider i platformen.
Delinger har nu deres egen fane, så du kan se alle delinger på tværs af dine behandlingsaktiviteter i én liste uden at åbne hver enkelt aktivitet. Fanen har de samme filtre og kolonnevalg plus tre standardvisninger.
Fortegnelsen fungerer stort set som før. Vælg mellem visningen som dataansvarlig (artikel 30, stk. 1), visningen som databehandler (artikel 30, stk. 2) og en udvidet visning som dataansvarlig (artikel 30, stk. 1), og filtrér på koncernselskab for at se fortegnelsen for en bestemt del af din organisation.
Formeleditoren indgår i tillægsmodulet Skabeloner og Custom Inputfelter.
Beregnede felter kunne tidligere lægge beløbsfelter sammen. Nu kan du bygge din egen formel og kombinere beløbs-, tal- og periodefelter med den beregning, du har brug for.
I det beregnede felt vælger du Tilføj felt eller trykker Enter for at åbne feltvælgeren og vælge det felt, du vil bruge. Tilføj derefter en regneart, for eksempel plus eller division, og fortsæt, indtil formlen er færdig. Du kan bruge musen eller piletasterne på tastaturet, alt efter hvad du foretrækker.
Når formlen er gyldig, ser du et eksempel på resultatet under den, så du ved, hvad du kan forvente, før du gemmer. På selve enheden (kontrakten, aktivet, processen eller den juridiske enhed) viser feltet blot den beregnede værdi.
Du kan nu sende en audit til mere end én kontakt hos en juridisk enhed. Det er praktisk, når du samler flere audits i én, og forskellige personer har ansvaret for forskellige områder.
Når du opretter eller redigerer en auditgruppe, viser hver juridisk enhed i listen sin kontaktperson, som er den person, der står i mailene. I den nye kolonne Yderligere modtagere ved siden af kan du vælge flere af enhedens kontakter. De fungerer stort set som CC på en mail og får de samme notifikationer som kontaktpersonen.
Du kan også tilføje yderligere modtagere på en audit, der allerede er sendt, direkte fra den juridiske enhed.
Hvis der er dele af platformen, din organisation ikke bruger, kan du nu skjule dem i hovedmenuen. Åbn Menupunkter under Indstillinger, og fjern fluebenet ved de menupunkter og underpunkter, du ikke vil vise. Skjuler du alle underpunkter under et menupunkt, forsvinder selve menupunktet også. En forhåndsvisning ved siden af listen viser, hvordan menuen kommer til at se ud, før du gemmer.
Ændringen gælder for alle brugere i din organisation, så snart du gemmer. Skjulte sider bliver ikke fjernet, så de kan stadig åbnes via links. For at administrere menupunkter skal du have rettighed til at redigere stamdata, så det bliver typisk sat op af en administrator.
Din feedback hjælper os med hele tiden at forbedre platformen. Tøv ikke med at kontakte vores supportteam med dine tanker, spørgsmål eller forslag. 🚀