Vi er glade for at kunne annoncere den seneste release, som introducerer nye funktioner på tværs af behandlingsaktiviteter, årshjulet og vores leverandørstyringsmodul. Fra dokumentupload og forbedringer af oprettelsesflowet for behandlingsaktiviteter til mere tilpasselige audit-skabeloner. Læs videre for at opdage, hvordan disse opdateringer kan gavne dine arbejdsgange i Privacy.
Behandlingsaktiviteter: Upload dokumenter relateret til behandlingsaktiviteter
Vi har introduceret en ny fane "Dokumenter" til hver behandlingsaktivitet, som gør det enklere at administrere og organisere relevant dokumentation. Denne funktion giver dig mulighed for ubesværet at uploade alle dokumenter, der vedrører den specifikke behandlingsaktivitet, men som ikke er knyttet til en specifik overførsel af persondata.
Eksempler kunne være procesdiagrammer, workflow-diagrammer eller andet understøttende materiale, der giver kontekst eller detaljer om aktiviteten. Dette sikrer, at alle relaterede dokumenter er let tilgængelige og organiseret inden for den relevante behandlingsaktivitet, hvilket forbedrer både effektivitet og overblik.
Behandlingsaktiviteter: Opret national lovgivning direkte i oprettelsesflowet
I trin 5, Beskyttelse, i behandlingsaktivitetsflowet kan du nu oprette en national lovgivning direkte fra selve flowet. Vælg blot dropdown-menuen "National lovgivning" og klik på "Opret ny". En dialog vises, hvor du kan indtaste de nødvendige detaljer.
Denne nye funktion fjerner behovet for at navigere væk til dine stamdata for at oprette en ny national lovgivning, hvilket sparer dig tid og sikrer en mere effektiv arbejdsgang.
Behandlingsaktiviteter og aktiver: Indsæt et link til underdatabehandlere/underleverandører
Du kan nu nemt indsætte et link til underdatabehandlere eller underleverandører, når du dokumenterer dem i behandlingsaktivitetens oprettelsesflow (Trin 7) eller i aktivets oprettelsesflow (Trin 5).
Hvis du for eksempel bruger tjenester som Microsoft Online Services eller en anden databehandler med flere underdatabehandlere, kan du nu strømline processen ved blot at indsætte et link til en central ressource, hvor alle underdatabehandlere er oplistet. Det betyder, at du ikke behøver at tilføje hver underdatabehandler eller underleverandør individuelt, hvilket sparer dig tid og sikrer præcis registrering af dine databehandlingspraksisser.
Årshjul: Tildel ansvarlige til aktiviteten under oprettelse
Når du opretter eller redigerer en årshjulsaktivitet, har du nu mulighed for at tildele ansvarlige direkte under oprettelsesprocessen. Dette fjerner behovet for at tilføje ansvarlige på den individuelle opgave i opgavestyring.
Vælg blot en eller flere ansvarlige fra dropdown-menuen "Hvem skal tildeles aktiviteten?". Hvis ingen ansvarlig(e) vælges, vil den person, der er ansvarlig for aktiviteten, blive sat som standardansvarlig.
Når aktiviteten er oprettet, kan du nemt ændre eller fjerne ansvarlige på de individuelle opgaver i opgavestyring, hvilket giver dig fleksibel kontrol over dine tildelinger.
Leverandørstyring: Tilføj dit eget logo og tekst til audit- og vurderingsmails
Forbedre din audit- og vurderingskommunikation ved at tilføje dit eget logo til introduktions- og påmindelsesmails for både eksterne audits og interne vurderinger. Upload venligst logoet som en PNG-fil. De anbefalede dimensioner er en bredde på 250 pixels og en højde på 100 pixels. Inden du gemmer, kan du sende en testmail til dig selv for at sikre, at dit logo vises som forventet.
For at tilføje dit logo skal du gå til Indstillinger > Besøg Audits. I øverste højre hjørne klikker du på redigeringsikonet og vælger Tilføj logo til mails.
Når du sender audits og vurderinger til den udpegede kontaktperson, modtager vedkommende en introduktionsmail med et link til auditten/vurderingen. Du kan nu personalisere introduktionsmails endnu mere ved at tilføje dit eget afsnit. Du kan også inkludere et link, f.eks. til din hjemmeside, for at øge mailens troværdighed.
Leverandørstyring: Strømlinede audits med forudfyldte svar
Forenkle auditprocessen for tilbagevendende leverandørvurderinger ved at sende audits forudfyldt med tidligere registrerede svar. Hvis du f.eks. vurderer den samme leverandør årligt inden for det samme område, kan du nu sende dem en audit, der inkluderer deres svar fra det foregående år. Denne funktion giver leverandører mulighed for at gennemgå og benchmarke deres aktuelle svar mod sidste års svar, hvilket sparer tid og sikrer konsistens. Leverandører har stadig fleksibilitet til at opdatere eller ændre deres svar efter behov.
Naviger til den audit, du ønsker at gensende. Fra overflow-menuen vælger du Send kopi af denne audit og indtaster de nødvendige oplysninger. Bemærk venligst, at denne funktion kun er tilgængelig, hvis der ikke er foretaget ændringer i den originale skabelon.
Leverandørstyring: Audit- og vurderingsevaluering
Når en audit eller vurdering er markeret som "Indsendt", kan du nu give feedback om din tilfredshed. Gå blot til overflow-menuen og vælg Evaluér audit. Du kan derefter vurdere din tilfredshed som "Ikke tilfreds", "Delvist tilfreds" eller "Tilfreds" og tilføje eventuelle yderligere kommentarer i det medfølgende tekstfelt til at uddybe din evaluering.
Leverandørstyring: Audittype og -frekvens er flyttet til oprettelsesflowet for juridiske enheder (Trin 3)
Indstillinger for audittype og -frekvens, der tidligere var tilgængelige via redigeringsikonet på en juridisk enhed, er nu integreret i oprettelsesprocessen for juridiske enheder. Disse muligheder er inkluderet som et dedikeret trin (Trin 3) i oprettelsesflowet, hvilket gør det nemmere at specificere auditdetaljer fra starten.
Vi håber, I vil nyde de nye funktioner 🎉
Tøv ikke med at kontakte din customer success manager eller vores support, hvis du har spørgsmål eller ønsker en gennemgang af de nye funktioner.