Vi introducerer nu den første version af vores modul til leverandørstyring og tilpassede audits i Privacy. Tilføj, rediger og administrer leverandører ubesværet og send skræddersyede audits direkte til dine leverandører fra Privacy. Hold dig opdateret med statusopdateringer i realtid og modtag en omfattende rapport, når auditten er gennemført.
Vi har udvidet vores leverandørside i Privacy med nye funktionaliteter. Siden giver dig mulighed for at tilføje, redigere og administrere leverandører ubesværet. Derudover kan du tilknytte en ansvarlig til leverandøren og tilføje forretningsområder, complianceområder og certificeringer. Få et komplet overblik over alle dine leverandører og håndter centraliseret styring af alle leverandørrelaterede aktiviteter ét sted.
Snart vil du også kunne foretage risikoklassifikationer af dine leverandører og leverandøraktiver inden for forskellige complianceområder.
Vi har omdøbt menupunktet, der tidligere hed "Virksomheder", til "Juridiske enheder". Så i stedet for at have én side med alle virksomheder er de nu kategoriseret i tre undermenupunkter:
De juridiske enheder er blevet fordelt i undermenupunkterne i henhold til den "type", der er angivet på den juridiske enhed. Hvis du tidligere har oprettet virksomheder uden en type, vil de fremgå under "Leverandører". Hvis du ønsker, at nogen af dine juridiske enheder skal fremgå under et andet undermenupunkt (f.eks. at en leverandør skal vises som kunde i stedet), skal du blot ændre typen på den juridiske enhed i trin 1 "Beskrivelse" i oprettelses-/redigeringsflowet. Hvis du ønsker, at en juridisk enhed skal fremgå under mere end ét undermenupunkt, skal du blot vælge to eller flere typer i type-dropdown'en.
Derudover er siden "Koncernselskaber" blevet flyttet fra "Indstillinger" til et undermenupunkt under "Juridiske enheder", så alle juridiske enheder er samlet ét sted. Undermenupunktet "Koncernselskaber" er kun synligt for administratorer.
Desuden er der lavet et nyt oprettelsesflow. Den gamle oprettelsesdialog er nu blevet udvidet til et oprettelsesflow med tre trin:
Oversigten er også opdateret med disse nye informationer. Desuden er oprettelsesflowet identisk for alle juridiske enheder.
Hvis et tredjeland blev valgt i den gamle oprettelsesdialog, blev brugeren bedt om at angive, om TIA og overførselsgrundlag (og i visse tilfælde beskyttelsesniveau) var påkrævet. Disse informationer er blevet fjernet fra oprettelsesflowet, fordi de kun er relevante for juridiske enheder, der fungerer som databehandlere. Hvis en juridisk enhed er placeret i et tredjeland, kan du nu tilføje disse tredjelandsinformationer under "Rediger" --> "Tredjelands-indstillinger".
Vi er begejstrede for at introducere en ny funktion, der giver dit team mulighed for at oprette tilpassede audits og vurderinger, der afspejler din virksomheds krav. Med vores modul til tilpassede audits har det aldrig været nemmere at designe og implementere personaliserede audits, så du effektivt kan imødekomme specifikke compliance- og driftsmæssige behov.
Modulet til tilpassede audits kan bruges til forskellige formål, såsom:
Overblik over audits
Under auditindstillinger kan du se en komplet liste over de audits, du har oprettet. Listen består af auditnavnet, tilknyttede complianceområder, type, aktiveringsdato, version og status. Hvis du ønsker at se arkiverede audits, skal du blot skifte til "Arkiveret" øverst på listen.
Opret ny audit
Som administrator kan du oprette en ny auditskabelon. Angiv et internt navn, en intern beskrivelse (valgfrit) og specificér de complianceområder, som auditten skal dække (valgfrit). Efter oprettelse kan du nu tilføje en titel og en beskrivelse til din audit, som vil være synlig for respondenten.
Du kan også oprette en kopi af en audit, du tidligere har oprettet. På den måde behøver du ikke starte forfra, og spørgsmålene, forgreningslogikken, sektionerne og andre designindstillinger overføres til kopien.
Spørgsmål
Et spørgsmål består af et autogenereret nummer, en titel, en beskrivelse (valgfrit) og en spørgsmålstype. Når du tilføjer spørgsmål, kan du vælge mellem fire forskellige spørgsmålstyper: Flervalg, afkrydsningsfelter, tekstfelt og dato.
Du kan skifte spørgsmålstype ved hjælp af dropdown-menuen til højre for spørgsmålsteksten.
Tilføj et nyt spørgsmål ved at klikke på knappen "Nyt spørgsmål" nederst på siden eller klik på plus-ikonet inden i et spørgsmål. Hvis du klikker på knappen, vil det nye spørgsmål fremgå nederst på siden, mens et klik på plus-ikonet vil indsætte det nye spørgsmål lige under det, du har indsat det fra.
Sektioner
Hvis du har en lang undersøgelse, kan du opdele den i flere sektioner. Sektionsfunktionen hjælper dig med at organisere auditten, så det er lettere for respondenten at besvare og få overblik over auditstrukturen. En sektion består derfor af et eller flere spørgsmål. Spørgsmål i samme sektion vil fremgå på samme side i respondentvisningen. Derudover har du mulighed for at vælge en anden farve for hver sektion.
Tilføj forgreningslogik
Du kan også tilføje forgreningslogik til din audit. Forgrening er en funktionalitet, der ændrer, hvilket spørgsmål en respondent ser næste gang, baseret på hvordan de besvarer det aktuelle spørgsmål. Forgreningen skaber en tilpasset vej gennem auditten, som varierer baseret på respondentens svar. Du kan lave forgreninger til spørgsmål inden for samme sektion eller til det første spørgsmål i en anden sektion.
Flyt et spørgsmål
Du kan flytte et spørgsmål til en anden position i auditten. Klik og træk spørgsmålet til den ønskede position i undersøgelsen. Hvis spørgsmålet har forgreningslogik tilknyttet, skal du sikre dig, at du tester logikvejen grundigt, inden du sender auditten til dine respondenter. Hvis du flytter et spørgsmål med forgreningslogik, så en svarmulighed er sat til at springe til et tidligere spørgsmål, vil forgreningen ikke blive håndhævet i besvarelsen. Hvis dette sker, vil en advarsel fremgå.
Obligatorisk spørgsmål
Du kan gøre ethvert spørgsmål i din audit obligatorisk, så respondenter skal besvare det, før de kan indsende auditten. Som standard markeres obligatoriske spørgsmål med en stjerne (*).
Kopiér spørgsmål
Kopiering af et spørgsmål opretter en duplikeret version af spørgsmålet i samme audit. Hvis du kopierer et spørgsmål, vil det nye spørgsmål fremgå lige under det spørgsmål, du har kopieret. Forgreningslogik fra det originale spørgsmål overføres også til den kopierede version.
Slet spørgsmål
Klik på det spørgsmål, du vil slette, og klik på skraldespandsikonet. Slettede spørgsmål kan ikke gendannes.
Forhåndsvisning og test
Inden du sender auditten, kan du forhåndsvise den for at sikre, at alt ser ud og fungerer som forventet. Klik på øje-ikonet øverst på auditsiden. Kontrollér, at eventuelle funktioner, du har tilføjet, såsom forgreningslogik, sektioner og obligatoriske spørgsmål, fungerer korrekt. Når du er færdig med at teste, er du klar til at aktivere din audit. Klik blot på knappen "Aktivér skabelon" øverst på siden.
Auditstatus
En audit kan have en af tre statusser:
Version
En audit har en automatisk versionsnummerering. Den første version hedder "1", den anden version "2" osv. At tilføje en ny version, i stedet for en kopi, kan f.eks. give mening, hvis du skal rette grammatiske fejl eller ændre teksten i et spørgsmål eller en svarmulighed. Den nye audit vil være forbundet med den originale audit, mens en kopieret audit vil være uafhængig og ikke forbundet med den originale audit. Hvis du vil redigere en audit med statussen "Aktiv", skal der oprettes en ny version. Den nye version er en kladde, indtil den publiceres. Når den publiceres, vil den gamle version automatisk blive arkiveret. Du kan stadig tilgå den gamle version og se besvarelser relateret til den gamle version.
Når din audit er aktiveret, er du klar til at sende den til dine respondenter. Gå til menupunktet "Juridiske enheder" og vælg den juridiske enhed, som auditten skal sendes til. På den juridiske enheds side skal du nu gå til fanen "Audits". Her er en knap, der hedder "Send audit". Vælg hvilken audit, du vil sende. I dropdown-menuen kan du vælge mellem alle aktive auditskabeloner. Vælg nu den kontaktperson, som auditten skal sendes til. De kontaktpersoner, du kan vælge mellem i dropdown-menuen, er dem, du har oprettet under fanen "Kontaktpersoner" på virksomhedssiden. Kontaktpersonens rolle er angivet i parentes efter navnet. Derefter vælger du den person, der skal være ansvarlig for auditprocessen. Den valgte persons navn og e-mail vil fremgå af den e-mail, der sendes til den udpegede kontaktperson.
Vælg derefter en deadline for kontaktpersonen til at gennemføre auditten. Kontaktpersonen vil stadig kunne indsende auditten efter deadline, så det er udelukkende for formaliseringens skyld. Deadline vil fremgå af den e-mail, der sendes til kontaktpersonen. Til sidst kan du også vælge, om auditten skal besvares i relation til et eller flere specifikke aktiver. Du behøver ikke at vælge aktiver for at sende din audit.
Klik "Næste" nederst i dialogen og vælg, om auditten skal sendes på vegne af hele koncernen eller et enkelt koncernselskab. Navnet på hele koncernen eller det valgte koncernselskab vil fremgå som afsender i den e-mail, der sendes til respondenten. Hvis det vælges, at auditten skal sendes fra hele koncernen, vil alle brugere have adgang til den i auditoversigten. Hvis derimod et koncernselskab vælges som afsender, vil kun brugere med adgang til det valgte koncernselskab have adgang til auditten i oversigten. Hvis en bruger kun har adgang til ét koncernselskab, vil dette trin ikke blive vist, og auditten sendes fra det pågældende koncernselskab.
Til sidst kan du se et resumé af de valgte elementer, inden du sender auditten. Du kan f.eks. kontrollere, at kontaktpersonens e-mail er korrekt. Hvis den ikke er det, skal dette ændres under fanen "Kontaktpersoner". Når du klikker "Send", udløser det en e-mail, der sendes til kontaktpersonen. E-mailen indeholder et link til auditten.
Det er afgørende at holde styr på auditresultater for løbende forbedring og compliancestyring. Vores platform giver dig mulighed for at følge op på audits effektivt og sikre, at der handles på fund, og at din organisation forbliver compliant.
Under fanen "Audits" på en virksomhed kan du se en liste over de audits, du har sendt. Listen består af auditnavn, version, dato for hvornår auditten blev sendt, deadline, aktiver (hvis nogen), kontaktperson, ansvarlig, det selskab den blev sendt fra, status, rapport og note.
En audit kan have en af følgende statusser:
Du kan holde musen over alle statusser og se, hvornår respondenten sidst var aktiv.
Du kan også lukke en audit, hvis en audit af en eller anden grund ikke behøver at blive besvaret alligevel. I overflow-menuen vælger du "Luk audit" og vælger en af følgende årsager:
E-mailnotifikationer
Når en respondent klikker "Indsend", modtager den ansvarlige en e-mail med besked om, at auditten er blevet indsendt. Derudover modtager respondenten en e-mail, der bekræfter indsendelsen.
Auditrapport
Resultatet af auditten kan ses i auditrapporten, der vises i auditfanen. Du har mulighed for at åbne rapporten i en browser eller downloade den som pdf. Baseret på rapporten skal du handle, hvis nogle af svarene ikke lever op til dit complianceniveau. Hvis der skal gøres mere for at sikre, at compliance- og forbedringsmål opfyldes, kan du skrive dette i noterne på auditten. Du kan også bruge årshjulet til at oprette og følge op på opgaver relateret til auditten.
Vi håber, I vil nyde de nye funktioner 🎉